Einen Kunden Dateien einreichen lassen mit einer Dateianfrage mit Passwort und Enddatum

Die Frage: "Meine Kunden müssen mir Unterlagen zukommen lassen: Lohnabrechnungen, Rechnungen, Fotos. Per E-Mail klappt das bei grossen Dateien nicht gut und ist nicht sicher. Wie regle ich es, dass sie Dateien bei mir ablegen, ohne dass sie sonst etwas sehen?"

Die Lösung: eine Dateianfrage pro Kunde, in einem eigenen Ordner, mit einem Passwort und einem Enddatum. Der Kunde lädt über seinen Browser hoch und benötigt kein Konto.

Schritt 1: ein Ordner pro Kunde

1. Erstellen Sie in Dateien einen Ordner für Einreichungen, zum Beispiel Einreichungen.
2. Erstellen Sie darin einen Ordner pro Kunde, zum Beispiel Einreichungen/Bäckerei De Linde 2026 (siehe Ordner erstellen, verschieben, kopieren und umbenennen).

So kann ein Kunde niemals auf die Dateien eines anderen Kunden zugreifen, und Sie wissen sofort, von wem etwas stammt.

Schritt 2: die Dateianfrage erstellen

1. Klicken Sie auf Neu und wählen Sie Dateianfrage erstellen.
2. Geben Sie bei Betreff der Anfrage ein, worum es geht, zum Beispiel "Jahresunterlagen 2026".
3. Wählen Sie bei Ziel für das Hochladen den Ordner dieses Kunden.
4. Geben Sie bei Notiz für den Empfänger genau an, was Sie benötigen und bis wann. Diesen Text sieht der Kunde oben auf der Upload-Seite.

Schritt 3: Passwort und Enddatum

1. Klicken Sie auf Fortsetzen.
2. Aktivieren Sie Ablaufdatum für die Übermittlung festlegen und wählen Sie ein Datum einige Tage nach Ihrer Frist.
3. Aktivieren Sie Passwort festlegen und wählen Sie ein Passwort.
4. Klicken Sie auf Fortsetzen und kopieren Sie den Freigabe Link mit der Schaltfläche rechts im Feld.

Schritt 4: den Link und das Passwort versenden

Senden Sie den Link selbst an Ihren Kunden, zum Beispiel per E-Mail. Senden Sie das Passwort über einen anderen Kanal: per SMS, WhatsApp oder telefonisch. So kann jemand, der die E-Mail abfängt, mit dem Link allein nichts anfangen.

Ihr Kunde öffnet den Link, gibt das Passwort ein und klickt auf Hochladen oder zieht seine Dateien in das Fenster. Er sieht nur Ihre Notiz und die Upload-Schaltfläche, nicht was bereits im Ordner liegt.

Schritt 5: eingegangene Dateien verfolgen

• In der App Aktivität und im Tab Aktivität des Ordners sehen Sie, was eingegangen ist und wann (siehe Chat und Aktivität bei einer Datei).
• Nach dem Enddatum funktioniert der Link von selbst nicht mehr. Sind Sie früher fertig, entfernen Sie die Freigabe im Tab Teilen des Ordners oder unter Freigaben und Dateianfragen.
• Richten Sie für Ihren Kunden pro Jahr oder pro Auftrag eine neue Anfrage ein. So bleibt alles sauber getrennt.

Hinweis: was Kunden hochladen, zählt zu Ihrem Speicherplatz (siehe Wer freigegebene Dateien nutzt, nutzt Ihren Speicherplatz). Räumen Sie alte Einreichungen also auf oder archivieren Sie sie.

Weitere Erläuterungen zur Dateianfrage selbst finden Sie unter Dateien zuschicken lassen: Dateiablage und Dateianfrage.