Ein Vereins- oder Familienordner, der nicht verschwindet, wenn jemand aufhört

Die Frage: "Bei unserem Verein steht alles in einem freigegebenen Ordner der vorherigen Schriftführerin. Sie hört jetzt auf. Was passiert mit dem Ordner, und wie verhindern wir das beim nächsten Mal?"

Das Problem: Ein freigegebener Ordner gehört immer einer Person. Wird dieser Benutzer gelöscht, verschwindet der Ordner auch für alle anderen. Das gilt genauso für eine Familie, bei der alles im Ordner eines Elternteils liegt.

Jetzt: den Ordner sichern

1. Lassen Sie die ausscheidende Person das Eigentum am Ordner an jemanden übertragen, der bleibt. Das geht über Einstellungen, Teilen (oder: Freigeben) und den Bereich Dateien. Siehe Eigentum übertragen, wenn ein Kollege ausscheidet.
2. Löschen Sie den Benutzer erst in Mein WebOké, wenn die Übertragung abgeschlossen ist. Möchten Sie das Konto noch eine Weile behalten, deaktivieren Sie es stattdessen, anstatt es zu löschen.
3. Kann die Person sich nicht mehr anmelden? Folgen Sie dann Kollege verlässt das Unternehmen: Dateien, Kalender und freigegebene Ordner sicher übernehmen.

Ab jetzt: ein Team und ein Teamordner

1. Erstellen Sie ein Team

Erstellen Sie in der App Teams ein Team, zum Beispiel "Vorstand" oder "Familie", und fügen Sie die Mitglieder hinzu (siehe Teams erstellen und einen Ordner mit Ihrem gesamten Team teilen). Kommt jemand hinzu oder scheidet jemand aus, passen Sie nur das Team an.

2. Beantragen Sie einen Teamordner

Ein Teamordner gehört dem Team, nicht einer einzelnen Person. Er bleibt erhalten, wenn jemand ausscheidet, und der Speicherplatz wird nicht einem einzelnen Mitglied angerechnet. Einen Teamordner richtet WebOké für Sie ein: Beantragen Sie ihn mit einem Ticket in Mein WebOké und geben Sie den Namen des Ordners und des Teams an (siehe Team-Ordner: ein gemeinsamer Ordner, der dem Team gehört). Teamordner gibt es in Personal, Family und Max, nicht in Nextcloud Free.

3. Verschieben Sie die Dateien

1. Öffnen Sie in Dateien den alten freigegebenen Ordner.
2. Wählen Sie alles aus (das Kästchen über der Liste wählt alles aus).
3. Wählen Sie oben Verschieben oder kopieren, wählen Sie den Teamordner und klicken Sie auf Verschieben nach mit dem Namen des Teamordners (siehe Ordner erstellen, verschieben, kopieren und umbenennen).
4. Prüfen Sie, ob alles übertragen wurde, und entfernen Sie danach die alte Freigabe.

Tipps für die Einrichtung

• Verwenden Sie eine feste Ordnerstruktur, zum Beispiel Protokolle, Finanzen, Mitglieder, Aktivitäten. Fügen Sie mit Ordnerbeschreibung hinzufügen eine kurze Erklärung hinzu (siehe Notizen und Textdateien erstellen mit Text).
• Legen Sie fest, wer was darf. Nicht jeder muss die Finanzunterlagen bearbeiten können.
• Teilen Sie nach aussen (Mitglieder, Eltern, Gemeinde) immer mit einem Link mit Passwort und Enddatum (siehe Einen öffentlichen Link erstellen: Ansicht, Bearbeitung, Passwort, Ablaufdatum und Download-Limit).