Sensible Daten in einer PDF unkenntlich machen

Sie möchten eine PDF weitergeben, die jedoch Daten enthält, die der Empfänger nicht sehen darf: eine Sozialversicherungsnummer, IBAN, Adresse oder ein Gehalt. Ein schwarzes Rechteck darüber zu zeichnen reicht nicht aus: Der Text befindet sich dann noch darunter und kann kopiert werden. Das ist ein Risiko im Hinblick auf die DSGVO. Verwenden Sie deshalb die Funktion Schwärzen: Dabei wird der Text wirklich aus der PDF entfernt.

Schritt 1: Die PDF bearbeiten

1. Erstellen Sie zunächst eine Kopie der PDF, damit Sie das Original behalten.
2. Öffnen Sie die Kopie und wählen Sie oben rechts Bearbeiten (oder klicken Sie auf PDF bearbeiten).
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Schwärzen (1).

Schritt 2: Markieren, was entfernt werden soll

• Von Hand: Klicken Sie auf Zum Schwärzen markieren und ziehen Sie über den Text oder den Bereich, der entfernt werden soll.
• Suchen: Klicken Sie auf Suchen und Schwärzen, geben Sie zum Beispiel die Sozialversicherungsnummer oder einen Namen ein und markieren Sie alle gefundenen Stellen auf einmal. Praktisch, wenn etwas häufig vorkommt.
• Ganze Seiten: Wählen Sie Seiten schwärzen und geben Sie die Seiten an, zum Beispiel 2, 5-7.

Markierte Stellen erhalten einen Rahmen. Sie sind noch nicht entfernt: Sie können die Markierung noch wieder aufheben.

Schritt 3: Anwenden

1. Klicken Sie auf Schwärzungen anwenden.
2. Euro-Office weist darauf hin, dass die Informationen dauerhaft entfernt werden. Klicken Sie auf Anwenden.
3. An der Stelle des Textes befindet sich nun eine schwarze Fläche. Der darunterliegende Text ist wirklich verschwunden.

Stolperfallen

• Das Schwärzen können Sie nach dem Speichern nicht mehr rückgängig machen. Arbeiten Sie deshalb immer mit einer Kopie und bewahren Sie das Original an einem sicheren Ort auf.
• Prüfen Sie auch, was Sie nicht sehen: Steht der Name auch im Dateinamen, im Titel des Dokuments oder in einem Kommentar? Entfernen Sie Kommentare und geben Sie der Datei einen neutralen Namen.
• Bei einer gescannten PDF (einem Foto von Papier) kann die Suche nichts finden, da kein Text vorhanden ist. Markieren Sie in diesem Fall von Hand.
• Wenn Sie die PDF anschliessend per E-Mail oder Link versenden, teilen Sie nur die geschwärzte Kopie.