Benutzer und Gruppen für Office verwalten

Als Administrator legen Sie fest, wer in Ihrer WebOké Nextcloud arbeitet und wer mit Euro-Office arbeiten darf. Das erledigen Sie in Mein WebOké, unter Benutzerverwaltung Ihres Nextcloud-Pakets.

So funktioniert die Office Suite-Lizenz

Eine Office Suite-Lizenz ist in Nextcloud eine Mitgliedschaft in der Gruppe office. Nur Mitglieder dieser Gruppe können Dateien in Euro-Office öffnen. Wenn Sie in der Benutzerverwaltung den Schalter Office Suite aktivieren, nehmen wir den Benutzer in diese Gruppe auf. Deaktivieren Sie ihn, entfernen wir den Benutzer wieder und die Lizenz wird frei.

Jeder Benutzer kann selbst sehen, ob er eine Lizenz hat. Klicken Sie in Nextcloud oben rechts auf Ihr Profilbild und wählen Sie Einstellungen. Unten auf der Seite Profile & contact sehen Sie unter Your groups, in welchen Gruppen Sie Mitglied sind. Steht dort office (1), haben Sie eine Office Suite-Lizenz.

Achtung: Vergeben Sie Office immer über den Schalter in Mein WebOké, und fügen Sie niemanden auf andere Weise der Gruppe office hinzu. Nur so stimmt die Zählung Ihrer Lizenzen.

Einen Benutzer hinzufügen

1. Gehen Sie in Mein WebOké zu Meine Produkte, klicken Sie bei Ihrem Nextcloud-Paket auf Verwaltung und scrollen Sie zu Benutzerverwaltung.
2. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen.
3. Geben Sie den Benutzernamen ein. Damit meldet sich der Benutzer an. Verwenden Sie Kleinbuchstaben, Zahlen, einen Punkt oder einen Bindestrich. Den Benutzernamen können Sie später nicht mehr ändern.
4. Geben Sie den Anzeigenamen und die E-Mail-Adresse ein.
5. Wählen Sie ein Passwort mit mindestens 10 Zeichen, darunter mindestens eine Zahl und ein Sonderzeichen, oder klicken Sie auf Generieren. Teilen Sie das Passwort sicher mit dem Benutzer.
6. Soll der Benutzer mit Euro-Office arbeiten? Aktivieren Sie Office Suite-Lizenz zuweisen.
7. Klicken Sie auf Benutzer erstellen.

Haben Sie die maximale Anzahl an Benutzern oder Lizenzen Ihres Pakets erreicht? Dann erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Erhöhen Sie die Anzahl bei Konfigurierbare Optionen, siehe Office-Lizenzen bestellen und Benutzern zuweisen.

Einen Benutzer verwalten

In der Benutzerverwaltung sehen Sie pro Benutzer unter anderem, ob er aktiv ist, ob er Office Suite hat und wann er sich zuletzt angemeldet hat. Über das Menü mit Aktionen bei einem Benutzer wählen Sie:

• Passwort ändern: zum Beispiel wenn jemand sein Passwort vergessen hat.
• Daten bearbeiten: den Anzeigenamen oder die E-Mail-Adresse ändern.
• Deaktivieren und Aktivieren: jemandem vorübergehend den Zugang verweigern, ohne etwas zu löschen.
• Löschen: den Benutzer endgültig löschen.

Achtung: Bei Löschen werden alle Dateien, Kalender und Kontakte dieses Benutzers endgültig gelöscht. Das kann nicht rückgängig gemacht werden. Sichern Sie wichtige Dateien daher vorher an anderer Stelle, zum Beispiel indem Sie sie mit einem Kollegen teilen, der sie in einen eigenen Ordner kopiert.

Jemand verlässt das Unternehmen oder benötigt Office nicht mehr

• Benötigt jemand Euro-Office nicht mehr, wohl aber Nextcloud? Deaktivieren Sie dann nur den Schalter Office Suite. Die Lizenz wird für jemand anderen frei.
• Verlässt jemand das Unternehmen? Deaktivieren Sie den Benutzer zunächst. Löschen Sie ihn erst, wenn Sie sicher sind, dass alle Dateien gesichert sind.

Zusammenarbeiten in Gruppen

Möchten Sie, dass ein Team gemeinsam an denselben Dokumenten arbeitet? Erstellen Sie dann einen gemeinsamen Ordner und teilen Sie diesen mit den Kollegen, die darin arbeiten sollen. Jeder mit einer Office Suite-Lizenz kann die Dokumente in diesem Ordner dann in Euro-Office öffnen und gemeinsam bearbeiten. Wie das Teilen funktioniert, lesen Sie in Ein Dokument mit einem Kollegen teilen. Wie Sie gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, lesen Sie in Gleichzeitig an einem Dokument arbeiten.