Makros, Vorlagen und Kompatibilität testen

Modul 6: Dateien und Dokumente · Lesezeit: 12 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie anhand eines Testsatzes Ihrer eigenen Dokumente feststellen, was in einem neuen Online-Office gut funktioniert, was Sie anpassen müssen und was Sie besser in einem anderen Programm belassen, mit besonderem Augenmerk auf VBA-Makros, Vorlagen, Schriftarten und Serienbriefe.

Kernbegriffe: Testsatz, Kompatibilität, VBA-Makro (xlsm, docm), JavaScript-Makro, eigene Funktion (#NAME?), Add-in, Vorlage (dotx, xltx, potx), Corporate Design, Inhaltssteuerelement, Formularfeld, Serienbrief, Änderungen nachverfolgen, Kommentare, Funktionsnamen und Trennzeichen

Warum testen, wenn die Formate doch offen sind?

In Lektion 6.3 haben Sie gesehen, dass docx und odt offene Standards sind. Das bedeutet nicht, dass jedes Programm alles aus einer solchen Datei gleich gut verarbeitet. Ein einfacher Brief oder ein einfaches Rechenblatt funktioniert überall. Es geht bei den besonderen Bestandteilen schief: Makros, Schaltflächen, Add-ins, Formularfelder, komplizierte Vorlagen und Schriftarten, die nicht vorhanden sind. Diese stecken fast immer genau in den Dokumenten, auf denen eine Organisation aufbaut: der Angebotsgenerator, das Stundenformular, das Briefpapier.

Deshalb erstellen Sie vor dem Umstieg einen Testsatz und gehen diesen systematisch durch. Nicht um zu beweisen, dass das neue Paket gut ist, sondern um zu wissen, was Sie regeln müssen.

Schritt 1: Wählen Sie Ihren Testsatz

Wählen Sie 15 bis 25 Dokumente. Keine beliebigen, sondern die Dokumente, die am wichtigsten oder am kompliziertesten sind:

• die am häufigsten verwendeten Dokumente (fragen Sie Kollegen oder schauen Sie in Ihrem alten Dienst unter „Zuletzt verwendet“);
• alle Vorlagen und das Briefpapier;
• jede Datei mit Makros (Erweiterungen xlsm, docm, pptm, sowie ältere xls- oder doc-Dateien, die Makros enthalten können);
• Dokumente mit Formularen, Serienbriefen (Briefe aus einer Adressliste) oder Verknüpfungen zu anderen Dateien;
• Dokumente, die Sie mit externen Partnern austauschen (Steuerberater, Auftraggeber);
• einige grosse oder alte Dateien.

Bei Bakkerij De Korrel waren dies 18 Dokumente, darunter der Angebotsgenerator (Excel mit Makro), das Briefpapier (Word-Vorlage mit Corporate-Design-Schriftart), die Preisliste, die Urlaubskarte, der jährliche Weihnachtsbrief an Kunden und die Messepräsentation.

Schritt 2: Testen Sie jedes Dokument anhand fester Punkte

Öffnen Sie jedes Dokument im neuen Office und tun Sie damit, was Sie normalerweise damit tun. Notieren Sie pro Dokument:

1. Öffnet es sich? Und sieht es gleich aus (Formatierung, Zeilenabstand, Seitennummerierung)?
2. Bearbeitung und Speicherung: ändern Sie etwas, speichern Sie, öffnen Sie es erneut. Stimmt es noch?
3. Zurück zum Partner: öffnen Sie die bearbeitete Datei im Programm des Empfängers (zum Beispiel Word beim Steuerberater). Sieht sie dort noch gut aus?
4. Besondere Bestandteile: funktionieren die Schaltflächen, Formeln, Felder, das Inhaltsverzeichnis, Kopf- und Fusszeilen?
5. Gemeinsames Bearbeiten: können zwei Personen gleichzeitig ohne Probleme daran arbeiten?
6. Drucken und PDF: stimmt der Ausdruck?

Makros: die ehrliche Geschichte

Ein Makro ist ein kleines Programmstück in einem Dokument: eine Schaltfläche, die ein Angebot formatiert, Daten kopiert oder eine Liste sortiert. In Microsoft Office sind Makros in VBA (Visual Basic for Applications) geschrieben. Dateien mit Makros haben eine eigene Erweiterung: xlsm, docm und pptm. In der Zip-Datei befindet sich der Code in einem Bestandteil vbaProject.bin.

Die Online-Office-Pakete bei europäischen Clouds führen kein VBA aus. Euro-Office und ONLYOFFICE kennen Makros in JavaScript; Collabora und LibreOffice verfügen über ein eigenes Basic und Python und können im Desktopprogramm LibreOffice manchen VBA-Code eingeschränkt ausführen. Im Browser können Sie sich in der Praxis nicht darauf verlassen. Die Datei öffnet sich zwar: Sie sehen alle Daten und Formeln, aber die Schaltflächen tun nichts.

Was können Sie tun?

Zwei Fallstricke. Bewahren Sie immer das Original auf: Wenn Sie eine xlsm-Datei in einem anderen Paket speichern, kann der VBA-Code für Excel unbrauchbar werden. Und eigene Funktionen: Verwendete eine Formel eine selbst erstellte VBA-Funktion, wie =RABATT(A1), dann liefert diese im neuen Paket einen Fehlerwert wie #NAME?.

Auch Sicherheit spielt eine Rolle. Makros in Dateien von anderen können schädlich sein. Ein gutes Paket fragt beim Öffnen, ob Sie automatische Makros ausführen möchten. Wählen Sie nur Ja, wenn Sie der Datei vertrauen.

Vorlagen und Corporate Design

Eine Vorlage (dotx, xltx, potx, oder ott bei ODF) ist ein Startdokument: Briefpapier, Angebot, Präsentation im Corporate Design. Testen Sie drei Dinge:

• Schriftart: steht die Corporate-Design-Schriftart auf dem Server des Online-Office? Falls nicht, verschiebt sich der Text (Lektion 6.3). Fragen Sie den Anbieter, ob er sie installieren darf, oder wählen Sie eine freie Schriftart, die ihr nahekommt.
• Logo sowie Kopf- und Fusszeile: stehen sie richtig, auch auf der zweiten Seite?
• Felder: Datum, Seitenzahlen, Inhaltsverzeichnis. Lassen Sie sie einmal aktualisieren.

Legen Sie in der neuen Cloud einen festen Ordner Vorlagen an, mit nur Leserecht für die meisten Personen, damit niemand versehentlich das Original ändert.

Formulare, Serienbriefe und Nachverfolgung

• Formularfelder und Inhaltssteuerelemente (Auswahllisten, Kontrollkästchen, Datumsauswahl in Word) funktionieren nicht in jedem Paket auf die gleiche Weise. Testen Sie das Ausfüllen und das Zurücksenden.
• Serienbrief (Briefe aus einer Adressliste) funktioniert in vielen Online-Paketen, aber manchmal mit Grenzen, wie einer maximalen Empfängerzahl pro Durchgang oder fehlenden Etikettenbögen. Testen Sie mit Ihrer echten Adressliste.
• Änderungen nachverfolgen und Kommentare funktionieren meist problemlos hin und her. Überprüfen Sie jedoch, ob die Namen der Autoren stimmen, und entfernen Sie sie, bevor Sie ein Dokument extern versenden.
• Add-ins aus Microsoft Office, wie die eines Buchhaltungs- oder CRM-Pakets, funktionieren nicht in einem anderen Office. Prüfen Sie, ob der Anbieter dieser Anwendung eine andere Anbindung hat.

Tabellenkalkulationen: Funktionsnamen und Trennzeichen

Wer Excel auf Deutsch gewohnt ist, tippt =SUMME(B3:B11) und =WENN(B5>0;"Gewinn";"Verlust"), mit einem Semikolon zwischen den Bestandteilen. Ein Online-Office kann auf englische Namen und Kommas eingestellt sein (=SUM(...), =IF(...,...)). Die Datei selbst ändert sich dadurch nicht: Funktionen werden in der Datei auf feste Weise gespeichert. Es geht darum, was Sie tippen. Überprüfen Sie die Einstellung für die Sprache der Formeln und die Region, und teilen Sie Kollegen mit, welche Form sie verwenden.

Schritt 3: Entscheiden Sie pro Dokument

Setzen Sie pro Dokument ein Ergebnis in Ihren Testsatz: grün (funktioniert), orange (funktioniert nach einer Anpassung, notieren Sie welche) oder rot (funktioniert nicht, wählen Sie eine Lösung aus der Tabelle bei Makros). Einige rote Dokumente sind kein Grund, nicht umzusteigen. Sie sind aber ein Grund, sie vor dem Umstiegstermin zu lösen oder bewusst eine Excel-Lizenz zu behalten für den Angebotsgenerator, bis dieser ersetzt ist.

In der Praxis: So sieht es bei einem Anbieter aus

In Euro-Office in einer WebOké-Nextcloud öffnet sich eine xlsm-Datei mit allen Daten, aber ohne funktionierende VBA-Schaltflächen. Über das Register Anzeigen und Makros erstellen Sie ein Makro in JavaScript oder zeichnen eines auf; bei Benutzerdefinierte Funktionen erstellen Sie eine eigene Funktion. Bei Datei, Erweiterte Einstellungen finden Sie die Sprache für Formeln und die Region. Serienbrief befindet sich im Register Zusammenarbeit. In anderen Paketen heissen die Menüs anders, aber die Grenzen sind vergleichbar: VBA funktioniert im Browser bei keinem der europäischen Online-Pakete vollständig.

Zusammenfassung

• Offene Standards sagen nichts über Makros, Add-ins und Formulare aus: Testen Sie Ihre eigenen Dokumente.
• Erstellen Sie einen Testsatz aus 15 bis 25 wichtigen und komplizierten Dokumenten und testen Sie diese anhand fester Punkte.
• VBA-Makros funktionieren nicht in den Online-Paketen; prüfen Sie zuerst, ob Sie das Makro noch benötigen, und bewahren Sie immer das Original auf.
• Überprüfen Sie Vorlagen auf Schriftart, Logo und Felder, und legen Sie sie in einem festen Ordner mit Leserecht ab.
• Geben Sie jedem Dokument Grün, Orange oder Rot, und lösen Sie die roten vor dem Umstiegstermin.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A6.5: Kompatibilitätsprüfung Ihres eigenen Dokuments. Laden Sie ein Dokument hoch, das Sie für wichtig halten (zum Beispiel eine Tabellenkalkulation mit Makros oder Ihre Vorlage). Das Programm sucht nach Makros, externen Verknüpfungen, eingebetteten Objekten, Formularfeldern, nachverfolgten Änderungen und Kommentaren, unbekannten Funktionen und Schriftarten ohne Ersatz, und gibt pro Punkt Grün, Orange oder Rot mit Empfehlung aus.

Aufgabe E6.5: Ihr Testset. Füllen Sie den Testsatz für mindestens zehn Ihrer eigenen Dokumente aus, mit dem Ergebnis pro Testpunkt und einer Entscheidung pro Dokument.

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Dienste von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es vergleichbar.

• Euro-Office Handbuch 15.30: Eine Excel-Datei mit VBA-Makros: was nun?
• Euro-Office Handbuch 15.2: Formeln aus Excel übernehmen: deutsche Funktionsnamen und das Semikolon
• Euro-Office Handbuch 15.22: Briefe aus einer Adressliste erstellen
• Euro-Office Handbuch 12.2: Ein Dokument öffnet sich schreibgeschützt
• Euro-Office Handbuch 12.3: Schriftarten sehen anders aus
• Euro-Office Handbuch 15.24: Kommentare und Änderungen entfernen, bevor Sie ein Dokument versenden