Lock-in erkennen und vermeiden

Modul 2: Was ist eine europäische Cloud wirklich? · Lesezeit: 11 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie die vier Arten von Lock-in in Ihren aktuellen Diensten erkennen, erklären, welche Umstiegsrechte die europäische Datenverordnung (Data Act) gewährt, und bei Ihrem neuen Anbieter Massnahmen ergreifen, damit Sie später wieder wechseln können.

Kernbegriffe: Lock-in, technischer Lock-in, vertraglicher Lock-in, Wissens-Lock-in, Verknüpfungen, eigenes Format, exportierbare Daten, Data Act (Verordnung (EU) 2023/2854), Umstiegskosten, Kündigungsfrist, Übergangszeitraum, Abholfrist

Was ist Lock-in?

Lock-in (Anbieterabhängigkeit) bedeutet, dass der Wechsel von einem Anbieter so schwierig, teuer oder riskant ist, dass Sie bleiben, auch wenn Sie eigentlich weg möchten. Das entsteht selten auf einen Schlag. Es wächst: jedes Jahr ein paar geteilte Ordner mehr, eine zusätzliche App, die sich „kurz“ mit Ihrem Konto anmeldet, ein Formular, das direkt in der Plattform gebaut ist.

Bakkerij De Korrel entdeckte das, als sie zum ersten Mal versuchte zu wechseln. E-Mail umziehen liess sich noch machen. Aber danach kamen die Mauern: Dokumente, die nur als Link existierten, ein Bestellformular auf der Website, das in der alten Plattform gebaut war, ein Kassensystem, das mit „Anmelden mit Google“ funktionierte, und ein Vertrag mit noch acht Monaten Laufzeit.

Es gibt vier Arten von Lock-in. Erkennen Sie sie, dann können Sie sie angehen.

1. Technischer Lock-in: eigene Formate und Funktionen

Ihre Daten liegen in einer Form vor, die nur bei diesem Anbieter funktioniert.

• Google-Dokumente. Eine Google Docs-, Sheets- oder Slides-Datei ist keine Datei auf einer Festplatte, sondern ein Dokument in der Datenbank von Google. In Google Drive für Desktop sehen Sie eine Verknüpfung (.gdoc, .gsheet, .gslides) von einigen hundert Bytes mit nur einem Verweis. Kopieren Sie diese zu einem anderen Dienst, haben Sie nichts. Sie müssen sie exportieren: Google wandelt sie dann in docx, xlsx und pptx um (oder odt, ods, odp). Lektion 6.1 zeigt, wie das geht.
• Chats und Besprechungen. Chats in Teams oder Slack, Aufzeichnungen und Whiteboards können Sie meist nicht in ein anderes Chatsystem mitnehmen. Sie können sie höchstens als Archiv exportieren.
• Eingebaute Formulare, Automatisierungen und Apps. Microsoft Forms, Power Automate, Google Apps Script oder ein „Flow“, der bei jeder Mail etwas tut. Die müssen Sie anderswo neu aufbauen.
• Merkmale, die in keinen Standard passen. Gmail-Labels (eine Mail kann mehrere Labels haben, während ein IMAP-Ordner nur ein Ort ist), Kategorien und Farben in Outlook, Kommentare in einem gemeinsamen Ordner. Ein Teil geht mit, ein Teil nicht.

2. Verknüpfungen: was an Ihrem Konto hängt

Viele Apps melden sich mit Ihrem Google- oder Microsoft-Konto an (Single Sign-on, „Anmelden mit Google“). Verschwindet dieses Konto, können Sie sich bei diesen Apps nicht mehr anmelden. Weitere Verknüpfungen:

• Ihre Website, die Mail über den alten Dienst versendet;
• der Scanner oder das Multifunktionsgerät, das zur alten Mail oder Ablage scannt;
• die Buchhaltung, die Rechnungen in der alten Ablage speichert;
• ein Newsletter-Dienst oder Onlineshop, der sich auf die alte Domain oder die alte Mail verlässt;
• Bestätigungseinträge des alten Dienstes in Ihrem DNS.

Sie finden diese in den Sicherheitseinstellungen Ihres Kontos (bei Google und Microsoft heisst das etwa „Apps mit Zugriff auf Ihr Konto“), in Ihrem Passwort-Manager und indem Sie Ihre Kollegen fragen. Lektion 3.1 macht daraus einen festen Schritt.

3. Vertraglicher Lock-in: Laufzeit und Bedingungen

• Ein Jahresvertrag oder ein Mehrjahresrabatt mit einer Strafe bei vorzeitiger Kündigung.
• Eine lange Kündigungsfrist.
• Bedingungen, die der Anbieter einseitig ändern darf.
• Daten, die direkt nach Vertragsende gelöscht werden, ohne Zeit, sie abzuholen.

Prüfen Sie bei Ihrem aktuellen Dienst also zuerst, wann Sie kündigen können. Das bestimmt mit, wann Ihre Migration abgeschlossen sein muss (Lektion 3.3).

4. Wissens-Lock-in: Gewohnheiten und Fähigkeiten

Kollegen kennen die Schaltflächen, Tastenkombinationen und Tricks des alten Systems. Der Administrator kennt das Verwaltungsportal. Das ist der schwierigste Lock-in, weil er in keinem Vertrag steht. Sie gehen ihn an mit Zeit, Erklärung und Schulung (Lektion 9.1) und indem Sie einen neuen Dienst wählen, der mit vertrauten Formaten arbeitet.

Was die Data Act regelt

Die europäische Datenverordnung (Data Act, Verordnung (EU) 2023/2854) gilt seit dem 12. September 2025. Kapitel VI (Artikel 23 bis 31) behandelt den Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten: Clouddienste wie Speicher, E-Mail und Online-Bürosoftware. Der Kern:

Was die Data Act nicht tut: Sie verbietet keine gewöhnlichen Abonnementkosten oder eine Strafe für die vorzeitige Kündigung eines Vertrags mit fester Laufzeit (diese müssen jedoch vorab klar sein, Artikel 29 Absatz 4). Und sie sorgt nicht dafür, dass Ihre Teams-Chats in einem anderen Chatprogramm funktionieren. Sie gibt Ihnen das Recht auf Ihre Daten in nutzbarer Form, nicht auf eine identische Funktionsweise woanders.

Dies ist eine Erläuterung, keine Rechtsberatung. Lassen Sie sich bei einem grösseren Vertrag oder einem Konflikt mit einem Anbieter beraten.

Lock-in bei Ihrem neuen Anbieter vermeiden

Der beste Zeitpunkt, um Lock-in zu vermeiden, ist bevor Sie beginnen. Halten Sie diese Vereinbarungen für sich schriftlich fest:

1. Eigene Domain, in eigener Verwaltung. Ihre E-Mail-Adresse ist info@example.com, nicht eine Adresse auf der Domain des Anbieters. Die Domain ist auf den Namen Ihrer Organisation registriert, und Sie wissen, wie Sie die Nameserver ändern. Dann können Sie Ihre Mail jederzeit umziehen, ohne dass sich Ihre Adresse ändert.
2. Standardformate als Arbeitsformat. Dokumente als docx oder odt, Kalender über CalDAV, Kontakte über CardDAV. Keine kritischen Prozesse in einer eigenen Formular- oder Automatisierungsplattform, ohne zu wissen, wie Sie sie wieder herausbekommen.
3. Kein Single Sign-on bei Ihrem Cloud-Anbieter für kritische Apps, oder zumindest eine Liste, welche Apps daran hängen.
4. Ein jährlicher Exit-Test: holen Sie einen Ordner, einen Kalender und ein Postfach ab und richten Sie sie in einer anderen Umgebung ein (Lektion 8.2).
5. Ein Vertrag, den Sie lesen können: Kündigungsfrist, was mit Ihren Daten nach Vertragsende geschieht, und die Umstiegsrechte aus der Data Act.

In der Praxis: so sieht es bei einem Anbieter aus

In einem WebOké Nextcloud liegen Dateien als gewöhnliche Dateien vor: eine docx bleibt eine docx, auch wenn Sie sie mit Euro-Office im Browser bearbeiten. Kalender und Kontakte exportieren Sie als ICS und vCard, und mit der Desktop-App liegt eine Kopie Ihrer Dateien auf Ihrem eigenen Computer. Die E-Mail-Adresse bleibt auf Ihrer eigenen Domain. Bei anderen europäischen Anbietern, die mit denselben Standards arbeiten, ist das vergleichbar. Prüfen Sie es immer selbst mit einem kleinen Exporttest, bevor Sie alles umziehen.

Zusammenfassung

• Lock-in wächst langsam: eigene Formate, Verknüpfungen, Verträge und Gewohnheiten.
• Google-Dokumente sind keine Dateien: eine .gdoc ist nur ein Verweis. Exportieren Sie sie.
• Verknüpfungen wie „Anmelden mit Google“, Scanner und Websites müssen Sie vorab erfassen.
• Die Data Act gewährt Umstiegsrechte: Kündigungsfrist höchstens zwei Monate, Übergangszeitraum höchstens 30 Tage, mindestens 30 Tage, um Daten abzuholen, und ab dem 12. Januar 2027 keine Umstiegskosten mehr.
• Vermeiden Sie neuen Lock-in mit einer eigenen Domain, Standardformaten, weniger Verknüpfungen und einem jährlichen Exit-Test.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe E2.3: Lock-in-Scan Ihrer aktuellen Dienste. Gehen Sie Ihre aktuellen Dienste anhand der vier Arten von Lock-in durch. Notieren Sie pro Art mindestens ein Beispiel aus Ihrer eigenen Organisation, was Sie dagegen tun werden, und ermitteln Sie in Ihrem aktuellen Vertrag die Kündigungsfrist.

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Dienste von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es vergleichbar.

• Nextcloud-Anleitung 13.1: Vorbereiten: was Sie mitnehmen und in welcher Reihenfolge
• Nextcloud-Anleitung 13.6: Von Microsoft 365 zu WebOké: Dateien, Dokumente, E-Mail und Kalender
• Nextcloud-Anleitung 13.2: Google Drive, Fotos, Kalender und Kontakte übertragen mit dem WebOké Import Tool
• Verordnung (EU) 2023/2854 (Datenverordnung), Kapitel VI, Artikel 23 bis 31: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/NL/TXT/?uri=CELEX:32023R2854