Apps auf Smartphone und Computer

Modul 7: Zusammenarbeit, Apps und Sicherheit · Lesezeit: 10 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie alle Computer und Smartphones Ihrer Organisation in der richtigen Reihenfolge auf den neuen Dienst umstellen und die alten Apps so entfernen, dass nichts doppelt vorhanden ist oder verloren geht.

Kernbegriffe: Desktop-Sync-App, Synchronisieren, virtuelle Dateien, selektives Synchronisieren, Netzlaufwerk (WebDAV), mobile App, automatisches Hochladen von Fotos, App-Passwort, Cloud-Adresse, Zertifikat, doppelte Synchronisation, Geräteverwaltung

Wo der Umstieg wirklich spürbar wird

Für die meisten Menschen ist "die Cloud" keine Website, sondern ein Ordner auf dem Laptop, ein Kalender auf dem Smartphone und Fotos, die von selbst irgendwohin gelangen. Funktionieren diese Dinge nach dem Umstieg nicht mehr, ist der Umstieg für sie gescheitert, egal wie gut die Migration auf dem Server verlaufen ist.

Bei Bakkerij De Korrel sind das 12 Personen mit zusammen 9 Laptops, 2 Computern im Laden, 12 Smartphones und einem Tablet in der Bäckerei für die Rezepte. Jedes Gerät hat derzeit Apps von Google oder Microsoft: Google Drive für Desktop oder OneDrive, die Gmail- oder Outlook-App, den Kalender und die Kontakte des Google- oder Microsoft-Kontos sowie Google Fotos oder den OneDrive-Kamera-Upload. All diese Apps müssen durch etwas anderes ersetzt werden, und die alten müssen weg.

Drei Wege, um vom Computer aus an Ihre Dateien zu kommen

Die Desktop-Sync-App ist meist die beste Wahl. Bei Nextcloud heisst diese Nextcloud Files; andere europäische Dienste haben vergleichbare Apps. Wichtig ist die Einstellung virtuelle Dateien: Sie sehen alle Ihre Ordner und Dateien, aber eine Datei wird erst heruntergeladen, wenn Sie sie öffnen. So passt eine Cloud mit 200 GB auf einen Laptop mit 128 GB Speicher. Mit selektivem Synchronisieren wählen Sie stattdessen aus, welche Ordner vollständig auf den Computer kommen.

Achten Sie auf einen Unterschied, der viele überrascht: Bei virtuellen Dateien bedeutet "Löschen" auch tatsächliches Löschen in der Cloud. Möchten Sie nur Speicherplatz zurückgewinnen, wählen Sie Speicherplatz freigeben (oder wie die Option in Ihrer App heisst), nicht Löschen.

Die goldene Regel: nie zwei Sync-Apps auf demselben Ordner

Der grösste Fehler beim Umstieg besteht darin, dass die alte und die neue Sync-App gleichzeitig laufen oder dass jemand die neue App mit dem Ordner der alten synchronisieren lässt. Dann haben Sie zwei Programme, die beide glauben, für dieselben Dateien verantwortlich zu sein. Die Folge: doppelte Dateien, Konfliktkopien und im schlimmsten Fall Dateien, die das eine Programm löscht, weil das andere sie verschoben hat.

Die Reihenfolge lautet daher:

1. Die Dateien wurden auf dem Server bereits übertragen (Lektion 6.1) und kontrolliert.
2. Schalten Sie die alte Sync-App aus (Google Drive für Desktop, OneDrive, Dropbox): abmelden oder die Synchronisierung pausieren und sie anschliessend deinstallieren. Die Dateien, die im alten Ordner liegen, bleiben auf dem Computer, werden aber nicht mehr aktualisiert.
3. Installieren Sie die neue App und lassen Sie sie einen neuen, eigenen Ordner verwenden.
4. Kontrollieren Sie, ob die Dateien im neuen Ordner vorhanden sind.
5. Benennen Sie den alten Ordner um (zum Beispiel OneDrive-ALT-nicht-verwenden) und löschen Sie ihn nach ein paar Wochen, wenn niemand etwas vermisst.

Diesen alten Ordner nicht sofort zu löschen, ist Ihr Sicherheitsnetz: Lag auf dem Laptop etwas, das nie in die Cloud gelangt ist, finden Sie es dort noch.

Smartphones und Tablets

Auf einem Smartphone sind es meist vier Dinge:

Bei Fotos lauert eine Falle. Haben Sie die alten Fotos bereits über eine Migration übertragen (Lektion 6.1) und lassen Sie die neue App anschliessend ebenfalls "alle vorhandenen Fotos" hochladen, stehen sie doppelt da. Wählen Sie beim Aktivieren des automatischen Hochladens also, ob die App alles hochlädt oder nur ab einem bestimmten Datum. Und aktivieren Sie niemals die Option, Fotos nach dem Hochladen vom Smartphone zu löschen, schon gar nicht in den ersten Wochen.

Auf dem iPhone gibt iOS Apps wenig Zeit im Hintergrund. Das Hochladen setzt sich dann oft erst fort, wenn die App geöffnet ist. Das ist kein Fehler des Dienstes; öffnen Sie die App gelegentlich, während das Gerät am Ladegerät und im WLAN hängt.

Anmelden: normale Anmeldung oder App-Passwort

Da Ihr neuer Dienst Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) verwendet (Lektion 7.3), können sich manche Apps nicht mit Ihrem gewöhnlichen Passwort anmelden. Sie können den zusätzlichen Code nicht eingeben. Es gibt zwei Arten von Apps:

• Apps, die einen Anmeldebildschirm des Dienstes anzeigen, wie die Desktop-App und die mobile App von Nextcloud. Sie melden sich an wie im Browser, mit Code. Die App richtet danach selbst einen eigenen Zugangsschlüssel ein.
• Apps, die nur Benutzername und Passwort eingeben können, wie der eingebaute Kalender und die Kontakte des iPhones, Thunderbird oder ein Netzlaufwerk. Dafür erstellen Sie ein App-Passwort: ein separates, langes Passwort nur für diese eine App auf diesem einen Gerät.

Geben Sie jedem App-Passwort einen Namen wie Kalender iPhone Anne. Verliert Anne ihr Smartphone, ziehen Sie nur dieses eine Passwort zurück.

Die Cloud-Adresse und das Zertifikat

Jedes Gerät muss die richtige Adresse Ihrer Cloud erhalten. Verwenden Sie von Anfang an die endgültige Adresse, vorzugsweise auf Ihrer eigenen Domain (cloud.example.com). Beginnen Sie mit einer vorläufigen Adresse des Anbieters und wechseln Sie später zu Ihrer eigenen Domain, müssen Sie alle Geräte noch einmal durchgehen.

Die Adresse muss über https mit einem gültigen Zertifikat funktionieren. Erhält eine App eine Zertifikatswarnung, klicken Sie diese niemals weg. Das ist genau die Warnung, die Sie erhalten sollen, wenn jemand versucht, Ihren Datenverkehr abzufangen. Lassen Sie das zunächst klären. In Aufgabe A7.2 überprüfen Sie dies automatisch.

Geräteverwaltung und Fernlöschung

Grössere Organisationen verwenden Geräteverwaltung (MDM): ein System, mit dem der Administrator Apps installiert und ein verlorenes Smartphone löschen kann. Für eine Organisation wie De Korrel ist das meist zu aufwendig. Was dagegen wichtig ist: In Ihrem neuen Dienst können Sie sehen, welche Geräte angemeldet sind, und ein Gerät abmelden. Manche Dienste können die Dateien ihrer eigenen App aus der Ferne löschen, sobald das Gerät wieder online geht. Das funktioniert nur für diese App, nicht für den Rest des Smartphones.

In der Praxis: so sieht es bei einem Anbieter aus

In einer WebOké Nextcloud installieren Sie auf dem Computer Nextcloud Files (Windows, Mac oder Linux). Beim Hinzufügen Ihres Kontos öffnet die App ein Browserfenster, in dem Sie sich mit Ihrem Code anmelden; danach wählen Sie einen Ordner und ob Sie virtuelle Dateien verwenden möchten. Auf dem Smartphone verwenden Sie die offizielle App Nextcloud von Nextcloud GmbH; eine eigene WebOké-App gibt es nicht. Dort tragen Sie die Adresse Ihrer Nextcloud ein. Kalender und Kontakte laufen über das eingebaute Konto des iPhones oder über DAVx5 auf Android, mit einem App-Passwort.

Bei anderen europäischen Anbietern funktioniert es vergleichbar: eine Desktop-App, eine mobile App und für Kalender und Kontakte die Standards CalDAV und CardDAV.

Zusammenfassung

• Nutzer merken den Umstieg an ihren Geräten. Planen Sie diesen Schritt ebenso sorgfältig wie die Migration auf dem Server.
• Niemals zwei Sync-Apps auf demselben Ordner: zuerst die alte aus, dann die neue in einem eigenen Ordner, den alten Ordner erst nach einigen Wochen löschen.
• Virtuelle Dateien sparen Speicherplatz; Löschen bedeutet auch tatsächliches Löschen.
• Vermeiden Sie doppelte Fotos: Wählen Sie beim automatischen Hochladen ein Startdatum.
• Verwenden Sie sofort die endgültige Cloud-Adresse mit einem gültigen Zertifikat und App-Passwörter für Apps ohne Anmeldebildschirm.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A7.2: Ihre Cloud-Adresse überprüfen. Geben Sie die Adresse Ihrer neuen Cloud ein (zum Beispiel cloud.example.com). Das Programm überprüft das Zertifikat, die Weiterleitung von http zu https, die HSTS-Einstellung und, bei Nextcloud, ob die Installation erreichbar und unterstützt ist.

Aufgabe E7.2: Geräteliste und Umstiegsreihenfolge. Erstellen Sie eine Liste aller Geräte in Ihrer Organisation mit der Angabe, welche Apps pro Gerät derzeit synchronisieren, und bringen Sie die Schritte pro Gerät in die richtige Reihenfolge: alt aus, neu ein, kontrollieren, alt weg.

Weiterlesen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Dienste von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es vergleichbar.

• Nextcloud-Anleitung 7.1: Warum die Desktop-App? Browser, App oder Netzlaufwerk
• Nextcloud-Anleitung 7.2: Nextcloud Files installieren unter Windows
• Nextcloud-Anleitung 7.3: Nextcloud Files installieren auf dem Mac (File Provider)
• Nextcloud-Anleitung 7.5: Virtuelle Dateien: alles sehen, nur herunterladen, was Sie öffnen
• Nextcloud-Anleitung 8.1: Welche Apps benötigen Sie auf Ihrem Telefon und Tablet?
• Nextcloud-Anleitung 8.4: Fotos automatisch hochladen
• Nextcloud-Anleitung 16.18: Ihre Nextcloud auf eine eigene Domain umziehen: Was passen Sie danach in Apps an?
• Nextcloud-Anleitung 15.7: Zertifikatswarnung oder unsichere Verbindung