Modul 5 · 5.3

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Importieren und Synchronisieren auf allen Ihren Geräten

Modul 5: Kalender und Kontakte · Lesezeit: 11 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie Kalender und Kontakte ohne Duplikate importieren, sie auf iPhone, Android, Mac, Windows und in Outlook synchronisieren lassen und die alte Synchronisation sauber abschalten.

Kernbegriffe: Importieren, leerer Kalender oder leeres Adressbuch, Duplikate, Zusammenführen, Abonnieren (nur lesen), iOS-Konto (CalDAV und CardDAV), DAVx5, Thunderbird, CalDav Synchronizer, Standardkalender, alte Synchronisation abschalten

Die Reihenfolge, die Duplikate verhindert

Das am häufigsten genannte Problem nach einem Umstieg ist nicht, dass etwas fehlt, sondern dass alles doppelt vorhanden ist. Das liegt fast immer an der Reihenfolge. Halten Sie sich an Folgendes:

Importieren Sie zuerst, in der Weboberfläche Ihres neuen Anbieters.
Überprüfen Sie, ob die Anzahlen stimmen (Lektion 5.2).
Richten Sie erst danach die Geräte ein.
Schalten Sie auf jedem Gerät die alte Synchronisation ab, sobald die neue funktioniert.

Drehen Sie das um, passiert Folgendes: Ihr Telefon hat noch alle Kontakte von Google, Sie fügen das neue CardDAV-Konto hinzu, das Telefon lädt „seine" Kontakte in das neue Adressbuch hoch, und danach importieren Sie auch noch die vcf-Datei. Dann steht jeder zwei oder drei Mal drin.

Importieren in einen leeren Kalender oder ein leeres Adressbuch

Importieren Sie eine Datei einmal, und zwar am besten in einen neuen, leeren Kalender oder ein neues, leeres Adressbuch. Benennen Sie ihn oder es erkennbar, zum Beispiel „Arbeit (aus Google)". Geht etwas schief, werfen Sie diesen einen Kalender oder dieses eine Adressbuch weg und fangen von vorne an, ohne Ihre anderen Daten zu berühren.

Zweifeln Sie, ob ein Import gelungen ist, schauen Sie zuerst in die Liste, bevor Sie es noch einmal versuchen. Ein zweiter Import derselben Datei erzeugt bei den meisten Diensten Duplikate; nur wenn die Termine dieselbe UID haben und in denselben Kalender kommen, erkennt der Server sie.

Für die Bäckerei bedeutet das: Jeder importiert seinen eigenen Kalender in einen eigenen Kalender „Persönlich", und der Administrator richtet den gemeinsamen Kalender „Lieferplan" einmal ein und teilt ihn mit dem Team.

Gibt es trotzdem Duplikate?

Ein paar: Führen Sie sie paarweise im Adressbuch zusammen.
Alles doppelt: Legen Sie ein neues, leeres Adressbuch an, importieren Sie die ursprüngliche Datei einmal und löschen Sie das doppelte Adressbuch.
Mit einem Mac oder iPhone: Die App Kontakte kann Duplikate selbst erkennen und vorschlagen, sie zusammenzuführen; das Ergebnis geht über CardDAV zurück an den Server.

Erstellen Sie immer zuerst eine Sicherung des Adressbuchs (vcf), bevor Sie aufräumen.

Abonnieren statt Importieren

Nicht jeden Kalender müssen Sie übertragen. Die Schulferien, die Spiele des Sportvereins oder die Feiertage sind Kalender von jemand anderem, die Sie nur sehen möchten. Die abonnieren Sie mit einem Link (einer ics-Adresse). Ein Abonnement ist nur lesbar und aktualisiert sich selbst. Importieren Sie einen solchen Kalender, haben Sie eine Kopie, die nicht mehr aktualisiert wird.

Umgekehrt geht es auch: Möchten Sie einen Kalender Ihres neuen Anbieters in einem Programm anzeigen, das kein CalDAV kennt, wie Outlook im Web, erstellen Sie einen Abonnementlink. Achtung: Jeder, der diesen Link hat, kann den Kalender sehen. Verwenden Sie das nur für einen Kalender ohne private Daten.

Pro Gerät einrichten

Für jedes Gerät benötigen Sie die Serveradresse, Ihren Benutzernamen und ein App-Passwort (Lektion 5.1). Erstellen Sie pro Gerät ein eigenes App-Passwort.

Gerät oder Programm	Wie	Achtung
iPhone und iPad	Einstellungen, Kalender (oder Apps, Kalender), Accounts, Andere: CalDAV-Account; und bei Kontakte ein CardDAV-Account	zwei Accounts: einer für Kalender, einer für Kontakte; wählen Sie danach Ihren neuen Kalender als Standardkalender
Android	die App DAVx5 (in Google Play und F-Droid); die trägt Kalender und Kontakte in die normalen Apps Ihres Telefons ein	nehmen Sie DAVx5 aus der Akku-Optimierung heraus, sonst stoppt die Synchronisation
Mac	Systemeinstellungen, Internetaccounts, Anderer Account: CalDAV und CardDAV
Thunderbird	Kalender: neuer Kalender im Netzwerk; Adressbuch: CardDAV-Adressbuch	Thunderbird findet Kalender oft selbst über die Serveradresse
Klassisches Outlook für Windows	die kostenlose Erweiterung CalDav Synchronizer, zu einem neuen, leeren Kalenderordner	funktioniert nicht im neuen Outlook, in Outlook im Web oder in Outlook für Mac; dort nur ein Abonnementlink (nur lesen)

Der Standardkalender

Ein häufig gemachter Fehler: Der neue Kalender ist eingerichtet, aber neue Termine, die Sie auf Ihrem Telefon anlegen, landen in iCloud, in „Auf meinem iPhone" oder in Ihrem alten Google-Kalender. Das liegt am Standardkalender Ihres Telefons. Stellen Sie den auf den Kalender Ihres neuen Anbieters ein. Dasselbe gilt für das Standardkonto für neue Kontakte.

Die alte Synchronisation abschalten

Funktioniert die neue Synchronisation auf einem Gerät, schalten Sie die alte ab:

iPhone: unter Einstellungen, Kalender, Accounts das Google- oder Exchange-Konto öffnen und Kalender und Kontakte abschalten (oder das Konto entfernen, wenn es für E-Mail nicht mehr benötigt wird).
Android: in den Kontoeinstellungen die Synchronisation von Kalender und Kontakten des Google-Kontos abschalten. Achtung: Das Google-Konto selbst benötigen Sie auf Android oft für den Play Store. Sie schalten nur die Synchronisation von Kalender und Kontakten ab.
Outlook: das Microsoft 365-Konto erst entfernen, wenn die E-Mail ebenfalls umgezogen ist (Modul 4).

Tun Sie dies pro Gerät und haken Sie es auf Ihrer Liste ab. Bei zwölf Mitarbeitern mit jeweils einem Telefon und einem Laptop sind das 24 Geräte.

Teilen und Zusammenarbeit neu einrichten

Geteilte Kalender werden nicht automatisch mit übernommen. Richten Sie sie nach dem Import neu ein:

die gemeinsamen Kalender mit den richtigen Kollegen oder einer Gruppe teilen, mit Bearbeitungs- oder Nur-Lese-Rechten;
Kalender, die ausserhalb der Organisation sichtbar sein müssen (ein Öffnungszeiten- oder Terminkalender), gesondert und bewusst öffentlich machen;
vereinbaren, wer Einladungen für gemeinsame Termine versendet, damit es nicht zwei Organisatoren gibt.

In der Praxis: So sieht es bei einem Anbieter aus

In einer WebOké Nextcloud importieren Sie einen Kalender in der App Kalender, unten links bei Kalender-Einstellungen, mit Kalender importieren: Sie wählen die ics-Datei und den Kalender, in den die Termine kommen sollen. Kontakte importieren Sie in der App Kontakte, bei Kontakte-Einstellungen. Auf dem iPhone fügen Sie ein CalDAV- und ein CardDAV-Konto hinzu; sagt das iPhone, es könne das Konto nicht verifizieren, geben Sie die vollständige Adresse ein, die unter Kalender-Einstellungen bei Serveradresse für iOS und macOS steht. Auf Android melden Sie sich in DAVx5 über den Anmeldebildschirm Ihrer Nextcloud an, woraufhin DAVx5 selbst ein App-Passwort erstellt. Für klassisches Outlook verwenden Sie CalDav Synchronizer. Andere CalDAV-Dienste funktionieren auf dieselbe Weise auf denselben Geräten; nur die Serveradresse unterscheidet sich.

Zusammenfassung

Erst importieren und überprüfen, dann Geräte einrichten, dann die alte Synchronisation abschalten: So vermeiden Sie Duplikate.
Importieren Sie jede Datei einmal, in einen neuen, leeren Kalender oder ein neues, leeres Adressbuch.
Abonnieren Sie Kalender von anderen, statt sie zu importieren.
iPhone und Mac können CalDAV und CardDAV selbst; Android benötigt DAVx5; klassisches Outlook die Erweiterung CalDav Synchronizer.
Stellen Sie den Standardkalender auf Ihren neuen Anbieter ein und richten Sie geteilte Kalender neu ein.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe E5.3: Ein Gerät komplett umstellen. Wählen Sie Ihr eigenes Telefon. Importieren (oder überprüfen) Sie Ihren Kalender und Ihre Kontakte beim neuen Anbieter, koppeln Sie das Telefon mit einem eigenen App-Passwort, stellen Sie den Standardkalender richtig ein und schalten Sie die alte Synchronisation ab. Erstellen Sie danach einen Testtermin auf Ihrem Telefon und prüfen Sie, ob er im Web-Kalender erscheint. Füllen Sie die Checkliste aus.

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Dienste von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es vergleichbar.

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