Modul 3 · 3.3

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Ein Migrationsplan: Reihenfolge, Risiken und Rückfallplan

Modul 3: Bestandsaufnahme und Planung · Lesezeit: 12 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie einen Migrationsplan erstellen, mit Phasen in der richtigen Reihenfolge, einer Risikoliste, einem Go/No-Go-Moment und einem Rückfallplan.

Kernbegriffe: Migrationsplan, Phase, Pilot, Big Bang, gestufter Umstieg, Abhängigkeit, TTL, Einfriermoment, Übergangszeitraum, Risikoliste (Wahrscheinlichkeit und Auswirkung), Go/No-Go, Rückfallplan (Rollback), Kündigung

Warum ein Plan?

Mit Ihrer Bestandsaufnahme (Lektion 3.1) und Ihren Zahlen (Lektion 3.2) wissen Sie, was passieren muss. Ein Migrationsplan legt fest, in welcher Reihenfolge, wann, von wem, und was Sie tun, wenn etwas schiefgeht. Er verhindert die zwei klassischen Fehler: Dinge in der falschen Reihenfolge erledigen (den MX-Eintrag umstellen, bevor die neuen Postfächer existieren) und den alten Dienst zu früh kündigen.

Big Bang oder gestuft?

Es gibt zwei Hauptrouten.

Route	Was es ist	Geeignet für	Risiko
Big Bang	Alles zu einem Zeitpunkt umziehen, zum Beispiel an einem Wochenende	Kleine Organisationen mit wenigen Verknüpfungen	Geht etwas schief, geht es überall gleichzeitig schief
Gestuft	Je Komponente oder je Personengruppe umziehen, über Wochen verteilt	Grössere Organisationen oder viele Verknüpfungen	Eine Zeit lang zwei Systeme nebeneinander; Menschen geraten durcheinander

Für die meisten kleinen Organisationen funktioniert ein gestufter Umstieg je Komponente gut: zuerst Dateien, dann Kalender und Kontakte, dann E-Mail, dann der Rest. E-Mail als Ganzes gleichzeitig für alle, weil die Domain nur auf einen Ort gleichzeitig zeigen kann.

Beginnen Sie immer mit einem Pilot: ein oder zwei Personen, die schon alles im neuen Dienst erledigen, ein bis zwei Wochen lang. Sie finden die Probleme, und Sie passen den Plan an, bevor der Rest folgt.

Die Phasen

Eine Migration hat fünf Phasen.

1. Vorbereiten

Bestandsaufnahme und Zahlen abgeschlossen (Lektion 3.1 und 3.2).
Neuen Dienst gewählt, Vertrag und Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) unterzeichnet (Lektion 2.4, 9.2).
Export oder Backup von allem aus dem alten Dienst, bevor Sie etwas ändern. Das ist Ihr Sicherheitsnetz.
Aufgeräumt, was weg kann.
Benutzer und Administratoren im neuen Dienst angelegt, Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktiviert (Lektion 7.3).
Die TTL Ihrer MX-Einträge verringert, zum Beispiel auf 300 Sekunden. Tun Sie das mindestens einmal die alte TTL vor dem Wechsel. Stand die TTL auf 86400 Sekunden (ein Tag), verringern Sie sie mindestens einen Tag vorher (DNS-Kurs Lektion 6.1 und 6.3).

2. Pilot

Ein oder zwei Personen steigen um.
Sie testen die schwierigsten Dokumente, die Telefon-Apps, die Verknüpfungen.
Sie schreiben die Spickzettel und die Erklärung für den Rest (Lektion 9.1).

3. Übertragen

Dateien kopieren; Ordner und Freigaben neu einrichten (Lektion 6.1, 6.2).
Kalender und Kontakte exportieren und importieren (Lektion 5.2, 5.3).
Postfächer ein erstes Mal kopieren, während das alte Postfach noch ganz normal E-Mail empfängt (Lektion 4.2).
Verknüpfungen umstellen: Website, Scanner, Kasse, Software.

4. Übergang

Zum vereinbarten Zeitpunkt: die MX-Einträge umstellen, SPF, DKIM und DMARC aktualisieren (Lektion 4.3).
Kurz danach, und noch einmal einen Tag später: die Postfächer noch einmal kopieren, damit E-Mail, die in der Zwischenzeit beim alten Dienst eintraf, doch noch mitkommt (Lektion 4.4).
Geräte aller umstellen; alte Sync-Apps deaktivieren (Lektion 7.2).
Ein Einfriermoment für Dateien: ab diesem Zeitpunkt arbeitet niemand mehr im alten Speicher.

5. Abschliessen

Kontrollieren: Zählen von Ordnern, Dateien, Terminen, Kontakten und E-Mail.
Ein paar Wochen beide nebeneinander bestehen lassen, den alten nur-lesbar, wenn möglich.
Erst danach den alten Dienst kündigen, und eine Bestätigung verlangen, dass Ihre Daten dort gelöscht werden (Lektion 9.3).
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) und Datenschutzerklärung aktualisieren (Lektion 9.3).

Die Abhängigkeiten, die Sie nicht umdrehen dürfen

Manche Schritte müssen wirklich nacheinander erfolgen. Dies sind die festen Regeln:

Export oder Backup des alten Dienstes erfolgt vor jeder Änderung.
Der Pilot erfolgt vor dem Rollout an alle.
Die Postfächer im neuen Dienst existieren bevor Sie den MX-Eintrag umstellen. Sonst weist der neue Server die E-Mail ab.
Die TTL ist mindestens eine alte TTL vor dem MX-Wechsel verringert worden.
Die erste Kopie der E-Mail ist vor dem MX-Wechsel erstellt worden; die zweite Kopie nach dem MX-Wechsel.
Die Kalender sind importiert bevor Sie die Telefone verknüpfen. Sonst synchronisiert das Telefon mitten in einem Import, und Sie erhalten Dubletten.
Der alte Dienst wird zuletzt gekündigt, nach der Kontrolle.

Aufgabe A3.3 lässt Sie diese Reihenfolge selbst erstellen und überprüft sie.

Risiken: Wahrscheinlichkeit mal Auswirkung

Eine Risikoliste stellt zusammen, was schiefgehen kann, wie wahrscheinlich das ist und wie schlimm. Bewerten Sie Wahrscheinlichkeit und Auswirkung zum Beispiel von 1 bis 3 und multiplizieren Sie. Alles mit einer Punktzahl von 6 oder 9 erhält eine Massnahme.

Risiko	Wahrscheinlichkeit	Auswirkung	Punktzahl	Massnahme
E-Mail kommt während des Wechsels nicht an	2	3	6	TTL vorab verringern, Wechsel ausserhalb der Stosszeiten, zweite Synchronisierung
Dokumente mit Makros funktionieren nicht	3	2	6	Testset im Pilot (Lektion 6.5), Excel vorübergehend parallel laufen lassen
Kollegen arbeiten im alten Speicher weiter	3	2	6	Einfriermoment, alter Speicher nur-lesbar, Erklärung
Telefon zeigt alles doppelt	2	1	2	Erst importieren, dann verknüpfen; altes Konto deaktivieren
Kasse funktioniert nach Kontenauflösung nicht mehr	2	3	6	Eigener Login vor Auflösung (Lektion 2.3)
Vertrag des alten Dienstes läuft automatisch weiter	2	2	4	Kündigungsdatum im Kalender

Go/No-Go und Rückfallplan

Vereinbaren Sie vorab, wer zum Zeitpunkt des MX-Wechsels entscheidet, und auf welcher Grundlage. Ein Go/No-Go-Moment mit einer kurzen Checkliste: alle Postfächer angelegt und getestet, erste Kopie fertig, TTL niedrig, Pilot ohne grössere Probleme, Kollegen informiert. Ist einer dieser Punkte nicht grün: nicht fortfahren, und einen neuen Termin wählen. Das fühlt sich wie Scheitern an, ist aber genau der Zweck dieses Moments.

Ein Rückfallplan (Rollback) beschreibt, wie Sie zurückgehen, wenn nach dem Wechsel doch etwas schiefgeht. Bei E-Mail ist das relativ einfach, solange der alte Dienst noch besteht: Setzen Sie die MX-Einträge auf die alten Werte zurück (die Sie vorab notiert haben, oder Sie haben ein DNS-Backup erstellt), und kopieren Sie die E-Mail, die in der Zwischenzeit beim neuen Dienst eintraf, zurück. Das geht nur, wenn Sie den alten Dienst noch nicht gekündigt haben. Deshalb kündigen Sie als Letztes.

Zeitplanung

Ein Beispiel für die Bäckerei mit zwölf Personen:

Woche	Was
1	Bestandsaufnahme, Zahlen, Wahl, Vertrag; Export des alten Dienstes
2	Benutzer anlegen, 2FA, Pilot mit zwei Personen; TTL am Ende der Woche verringern
3	Dateien und Kalender übertragen; erste E-Mail-Kopie; Verknüpfungen umstellen
4	Montag Vormittag früh: MX-Wechsel; gleicher Tag und Dienstag zweite Kopie; Geräte umstellen
5	Kontrollieren, Fragestunden
6 bis 8	Beide nebeneinander; danach alten Dienst kündigen, Verzeichnis aktualisieren

Wählen Sie den Zeitpunkt des Wechsels bewusst. Nicht kurz vor einer geschäftigen Periode (bei einer Bäckerei nicht die Woche vor den Feiertagen), nicht wenn der Administrator in den Urlaub geht, und mit Zeit, um am Tag danach Probleme zu lösen.

In der Praxis: So sieht es bei einem Anbieter aus

Die Anleitung von WebOké Nextcloud gibt eine feste Reihenfolge vor: zuerst Benutzer anlegen und das Konto absichern, dann Dateien, dann Kalender und Kontakte, dann erst die Apps, und der alte Dienst wird erst gekündigt, wenn alles gut läuft. Für E-Mail arbeitet das E-Mail-Migrationstool mit einer ersten Kopie vor und einer zweiten Kopie nach dem MX-Wechsel. Andere europäische Anbieter empfehlen praktisch dieselbe Reihenfolge, weil sie sich daraus ergibt, wie E-Mail und Synchronisierung funktionieren.

Zusammenfassung

Ein Migrationsplan legt Reihenfolge, Zeit, Verantwortliche und Rückfall fest.
Gestuft je Komponente, mit einem Pilot vorab, funktioniert für die meisten kleinen Organisationen; E-Mail erfolgt für alle gleichzeitig.
Feste Reihenfolge: zuerst Export, Pilot vor Rollout, Postfächer und niedrige TTL vor dem MX-Wechsel, zweite Kopie danach, importieren vor verknüpfen, kündigen als Letztes.
Eine Risikoliste mit Wahrscheinlichkeit und Auswirkung zeigt, wo Sie Massnahmen benötigen.
Ein Go/No-Go-Moment und ein Rückfallplan machen es sicher, auch "noch nicht" zu sagen.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A3.3: Bringen Sie die Schritte in die richtige Reihenfolge. Sie erhalten achtzehn Schritte einer Migration durcheinander. Bringen Sie sie in eine funktionierende Reihenfolge. Das Programm überprüft die festen Regeln aus dieser Lektion und sagt Ihnen genau, welche Regel Sie verletzen.

Aufgabe A3.3: Bringen Sie die Schritte in die richtige Reihenfolge

Wählen Sie für jede Stelle, welcher Schritt dort hingehört (jeder Schritt genau einmal), tragen Sie die alte TTL Ihrer MX-Einträge ein sowie die Zeitpunkte, an denen Sie die TTL verringern (Schritt "TTL verringern") und die MX umstellen. Zeiten als TT-MM-JJJJ hh:mm. Das Programm prüft Ihre Reihenfolge anhand von elf festen Regeln.

Schritt 1

Schritt 2

Schritt 3

Schritt 4

Schritt 5

Schritt 6

Schritt 7

Schritt 8

Schritt 9

Schritt 10

Schritt 11

Schritt 12

Schritt 13

Schritt 14

Schritt 15

Schritt 16

Schritt 17

Schritt 18

Alte TTL der MX-Einträge in Sekunden (zum Beispiel 3600)

Wann verringern Sie die TTL? (TT-MM-JJJJ hh:mm)

Wann stellen Sie die MX um? (TT-MM-JJJJ hh:mm)

Was Sie eingeben und was wir finden, speichern wir nicht. Ihr Browser merkt sich Ihre Antworten und ob Sie die Aufgabe bestanden haben. Sind Sie angemeldet, speichern wir in Meine Kurse nur, dass Sie die Aufgabe (fast) richtig hatten; auch das können Sie dort löschen.

Aufgabe E3.3: Ihr eigener Migrationsplan. Erstellen Sie mit der Vorlage einen Migrationsplan für Ihre eigene Organisation: Phasen mit Daten, Verantwortlichen, eine Risikoliste mit mindestens fünf Risiken, eine Go/No-Go-Checkliste und einen Rückfallplan.

Aufgabe E3.3: Ihr eigener Migrationsplan

Füllen Sie die Vorlage auf Grundlage Ihrer Inventarliste (A3.1/E3.1) und Ihrer Zahlen (E3.2) aus und lassen Sie sie von einem Kollegen lesen.

Jede Phase hat ein Datum oder eine Woche und einen Verantwortlichen.
Die feste Reihenfolge aus A3.3 stimmt in meinem Plan.
Die TTL-Absenkung liegt mindestens eine alte TTL vor dem MX-Wechsel.
Es gibt eine Risikoliste mit mindestens fünf Risiken, mit Wahrscheinlichkeit, Auswirkung und Massnahme.
Es gibt eine Go/No-Go-Checkliste, und ich weiss, wer entscheidet.
Es gibt einen Rückfallplan, mit den alten MX-Werten notiert.
Das Kündigungsdatum des alten Dienstes liegt nach der Kontrolle und innerhalb der Kündigungsfrist des Vertrags.
Ein Kollege hat den Plan gelesen.

Was ist das grösste Risiko in Ihrem Plan, und was tun Sie, wenn es trotzdem eintritt? (mindestens 3 Sätze)

Ihre Haken und Notizen bleiben nur in diesem Browser; wir senden sie nirgendwohin. Sind Sie angemeldet, speichern wir in Meine Kurse nur, dass Sie die Aufgabe erledigt haben.

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Dienste von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich.

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