Wie Ihre E-Mail läuft: MX, IMAP und SMTP

Modul 4: E-Mail umziehen · Lesezeit: 10 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie die Route einer E-Mail erklären, die Bestandteile benennen, die sich bei einem E-Mail-Umzug ändern, und aufzeigen, was neben den Nachrichten selbst noch mitgenommen werden muss.

Kernbegriffe: MX-Record, Mailserver, Mailbox, IMAP, POP3, SMTP, Submission (Port 587 und 465), Webmail, Mailprogramm, Alias, gemeinsame Mailbox, Regeln

Warum Sie zuerst die Route verstehen müssen

E-Mail fühlt sich wie eine einzige Sache an: Sie tippen, Sie drücken auf Senden, und jemand anderes liest es. In Wirklichkeit arbeiten dabei mindestens vier Bestandteile zusammen. Bei einem Umzug ändern Sie einige davon, und wer nicht weiss, welche, betätigt den falschen Schalter. Das Ergebnis ist Mail, die noch einen Tag lang beim alten Anbieter ankommt, oder Telefone, die noch heimlich über den alten Server versenden.

Bakkerij De Korrel hat die Domain example.com. Alle zwölf Mitarbeitenden mailen derzeit über Microsoft 365. Die Bäckerei möchte zu einem europäischen Mailanbieter wechseln. Bevor sie etwas umziehen, zeichnen sie die Route auf.

Die Reise einer Mail an info@example.com

Ein Kunde schickt eine Bestellung an info@example.com. Folgendes geschieht:

1. Das Mailprogramm des Kunden übergibt die Mail an seinen eigenen ausgehenden Server. Das geschieht mit SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), über den Port für die Abgabe von Mail: Submission, Port 587 mit STARTTLS oder Port 465 mit TLS.
2. Dieser Server möchte die Mail bei example.com zustellen. Er fragt im DNS: "Was sind die MX-Records von example.com?" Der MX-Record verweist auf den Server, der Mail für die Domain entgegennimmt.
3. Der versendende Server stellt eine Verbindung zu diesem Server her, wieder mit SMTP (nun zwischen Servern, Port 25), und liefert die Mail aus.
4. Der empfangende Server legt die Mail in der Mailbox von info@ ab.
5. Mitarbeitende lesen die Mailbox mit einem Mailprogramm oder der Webmail. Das geschieht meist mit IMAP, Port 993 mit TLS.

klant --SMTP 587--> server klant --DNS: MX example.com?--> antwoord: mx.mailaanbieder.example
server klant --SMTP 25--> mx.mailaanbieder.example --> mailbox info@example.com
laptop, telefoon, webmail <--IMAP 993-- mailbox

Der MX-Record steht im DNS Ihrer Domain, nicht bei Ihrem Mailanbieter. Wer das DNS verwaltet, bestimmt also, wohin die Mail für Ihre Domain geht. Wie MX-Records und Prioritäten genau funktionieren, lesen Sie im DNS-Kurs, Lektion 4.1.

IMAP oder POP3: Wo befindet sich Ihre Mail eigentlich?

Bei IMAP bleibt die Mail auf dem Server. Ihr Laptop, Ihr Telefon und die Webmail zeigen alle dieselbe Mailbox. Verschieben Sie eine Mail auf Ihrem Telefon in einen Ordner, steht sie auch auf Ihrem Laptop in diesem Ordner.

Bei POP3 holt das Mailprogramm die Mail ab und löscht sie danach oft vom Server. Die Mail befindet sich dann nur auf diesem einen Computer.

Für einen Umzug macht das einen grossen Unterschied. Eine IMAP-Mailbox können Sie von Server zu Server kopieren: Alles befindet sich auf dem Server. Bei POP3 befindet sich ein Teil Ihrer Historie vielleicht nur auf einem alten PC. Diese Mail müssen Sie separat mitnehmen, zum Beispiel indem Sie in Ihrem Mailprogramm die alten Ordner in Ihre neue IMAP-Mailbox ziehen.

Fragen Sie sich: Arbeitet bei Ihnen noch jemand mit POP3? Das sehen Sie in den Kontoeinstellungen des Mailprogramms: Steht dort POP oder Port 995, handelt es sich um POP3.

Microsoft 365 und Google Workspace verwenden für ihre eigenen Apps auch eigene Protokolle, wie Exchange ActiveSync und die Gmail-App. Davon merken Sie wenig, aber es bedeutet, dass nicht jede Einstellung automatisch auf IMAP umgestellt wird. Nach dem Umzug muss jedes Gerät neu eingerichtet werden (Lektion 4.4).

Was ändert sich bei einem Umzug?

Die wichtigste gute Nachricht steht in der letzten Zeile: weil Sie eine eigene Domain haben, bleibt Ihre E-Mail-Adresse gleich. Kunden merken nichts. Genau deshalb ist eine eigene Domain so wertvoll für Ihre Unabhängigkeit (Lektion 8.2). Haben Sie derzeit eine Adresse wie bakkerij.dekorrel@gmail.com, können Sie die Mail zwar kopieren, aber die Adresse selbst bleibt bei Google. Dann müssen Sie alle über eine neue Adresse informieren.

Was neben den Nachrichten noch zu Ihrer Mail gehört

Eine Mailbox ist mehr als ein Stapel Nachrichten. Bei einer IMAP-Kopie werden Nachrichten und Ordner mitgenommen, aber viele andere Dinge nicht. Erstellen Sie vorab eine Liste davon:

• Aliasse: zusätzliche Adressen, die in derselben Mailbox landen, wie bestellingen@ und facturen@, die bei info@ eingehen.
• Gemeinsame Mailboxen und Gruppen: In Microsoft 365 hat De Korrel eine gemeinsame Mailbox bestellingen@, die vier Personen lesen, und eine Gruppe team@, die an alle geht. Beim neuen Anbieter wird daraus eine gewöhnliche Mailbox mit mehreren Benutzern, eine Weiterleitung oder eine Mailingliste.
• Regeln und Filter: "Mail vom Grosshändler in den Ordner Einkauf". Diese liegen auf dem Server oder im Mailprogramm und werden bei einer IMAP-Kopie nicht mitgenommen.
• Signaturen: befinden sich oft im Mailprogramm oder in den Webmail-Einstellungen.
• Automatische Antworten (Abwesenheitsnachrichten).
• Weiterleitungen an eine externe Adresse.
• Absender, die sich nicht in einer Mailbox befinden: die Website, die Bestellformulare versendet, die Kasse, die Bons mailt, der Scanner, der PDFs schickt, die Buchhaltung, die Rechnungen versendet. Diese versenden im Namen von example.com über einen Server. Auch die müssen Sie bei SPF berücksichtigen (Lektion 4.3).
• Kalender- und Kontaktordner in Exchange. Diese werden bei einer Mailkopie nicht mitgenommen. Diese ziehen Sie separat um (Modul 5).

Die Liste macht aus einem "E-Mail-Umzug" ein übersichtliches Projekt. In der Bestandsaufnahme aus Modul 3 hatten Sie bereits eine Zeile "E-Mail"; jetzt teilen Sie diese Zeile auf.

In der Praxis: So sieht es bei einem Anbieter aus

Bei WebOké stehen die Einstellungen für ein Mailprogramm übersichtlich in der DirectAdmin-Anleitung: IMAP Port 993 mit SSL/TLS, SMTP Port 587 mit STARTTLS oder 465 mit SSL/TLS, und als Benutzername die vollständige E-Mail-Adresse. Als Servername verwenden Sie den Domainnamen (wenn Ihre Website ebenfalls bei WebOké liegt und ein gültiges Zertifikat hat) oder den Servernamen Ihres Pakets. Bei anderen europäischen Mailanbietern sind die Ports dieselben; nur der Servername unterscheidet sich, und manche Anbieter lassen Sie sich mit einem separaten Benutzernamen anstelle der E-Mail-Adresse anmelden. Sehen Sie immer in den Hilfeseiten Ihres neuen Anbieters nach.

Zusammenfassung

• Mail wird mit SMTP versendet, der MX-Record im DNS bestimmt, wo sie ankommt, und Sie lesen sie meist mit IMAP.
• Der MX-Record steht im DNS Ihrer Domain: Wer das DNS verwaltet, lenkt die Mail.
• Mit einer eigenen Domain bleibt Ihre E-Mail-Adresse bei einem Umzug gleich; mit einer kostenlosen Adresse eines Grosskonzerns nicht.
• IMAP-Mailboxen lassen sich gut kopieren; Mail, die nur über POP3 auf einem PC liegt, muss separat mitgenommen werden.
• Aliasse, gemeinsame Mailboxen, Regeln, Signaturen, Autoresponder und Geräte, die in Ihrem Namen mailen, werden nicht automatisch mitgenommen. Erfassen Sie sie vorab in einer Liste.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A4.1: Wo kommt Ihre E-Mail derzeit an? Geben Sie Ihre eigene Domain ein. Das Programm sucht die MX-Records und die IP-Adresse des Mailservers heraus und fragt beim Register der IP-Adressen ab, welche Organisation dieses Netzwerk verwaltet und in welchem Land es registriert ist. Sie geben vorab ein, welchen Mailanbieter Sie vermutlich haben. Danach sehen Sie, ob das stimmt.

Aufgabe E4.1: Ihre E-Mail-Liste. Erstellen Sie für Ihre eigene Organisation die Liste aus dieser Lektion: Mailboxen, Aliasse, gemeinsame Mailboxen und Gruppen, Regeln, Signaturen, Autoresponder, Weiterleitungen, Geräte und Programme, die in Ihrem Namen mailen, sowie wer noch POP3 verwendet.

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Dienste von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es vergleichbar.

• DirectAdmin Anleitung 8.7: IMAP oder POP3: Was ist der Unterschied?
• DirectAdmin Anleitung 8.1: Alle Einstellungen im Überblick: Server, Ports und Sicherheit
• Was ist IMAP oder POP3 und wie funktioniert es?
• Kostenloser DNS-Kurs 4.1: MX-Einträge und Priorität
• RFC 5321 (SMTP), RFC 6409 (Submission, Port 587), RFC 8314 (TLS für Submission und IMAP, Port 465 und 993), RFC 9051 (IMAP4rev2)