Dateien von Google Drive, OneDrive und Dropbox übertragen

Modul 6: Dateien und Dokumente · Lesezeit: 11 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie die richtige Methode wählen, um Ihre Dateien in eine europäische Cloud zu übertragen, und erkennen Sie die Fallstricke: Google-eigene Dateien, "Mit mir geteilt", gemeinsame Drives, verbotene Zeichen und zu lange Pfade.

Kernbegriffe: Migrationstool, Verknüpfung (OAuth), Google Takeout, Desktop-Sync nebeneinander, rclone, Google-eigene Datei (Docs, Sheets, Slides), .gdoc-Verknüpfung, "Mit mir geteilt", gemeinsamer Drive, verbotene Zeichen, Pfadlänge, Kontrolle von Anzahl und Grösse

Dateien sind der grösste und der langsamste Teil

Bei Bakkerij De Korrel steht fast alles in der Cloud: Rezepte, der Dienstplan, Rechnungen, Fotos für die Website und der Ordner "Personal" mit Verträgen. Zusammen über 180 GB, verteilt auf Google Drive (die meisten Mitarbeitenden) und OneDrive (die Inhaberin, die früher Microsoft 365 hatte). Das ist mehr als alle E-Mails und Kalender zusammen. Dateien kosten also die meiste Zeit, und dabei geht auch am meisten schief.

Die richtige Reihenfolge kannten Sie bereits aus Lektion 3.3: erst beim alten Dienst aufräumen, dann Benutzer beim neuen anlegen, dann Dateien übertragen, und erst danach die Sync-Apps auf Computern und Telefonen installieren. In dieser Lektion geht es um die Übertragung selbst.

Vier Wege, Dateien zu übertragen

Es gibt grob vier Wege. Welchen Sie wählen, hängt von der Menge, der Anzahl der Personen und Ihrer Erfahrung ab.

Ein Beispiel mit rclone, wenn Sie die beiden Dienste zuvor unter den Namen gdrive und nieuwecloud eingerichtet haben:

rclone copy gdrive: nieuwecloud:Overgezet/Google --drive-export-formats docx,xlsx,pptx --dry-run

Entfernen Sie --dry-run, kopiert rclone tatsächlich. Mit rclone check vergleichen Sie anschliessend Quelle und Ziel.

Fallstrick 1: Google-eigene Dateien sind keine Dateien

Ein Google Doc, Sheet oder eine Slides-Präsentation ist keine docx- oder xlsx-Datei. Es ist ein Dokument, das nur bei Google existiert. Wer es mitnehmen möchte, muss es exportieren, und dabei wird es in ein normales Format umgewandelt.

• Google Takeout lässt Sie pro Typ wählen: Docs als docx, odt oder pdf, Sheets als xlsx, ods oder pdf, Slides als pptx, odp oder pdf. Standardmässig erhalten Sie die Microsoft-Formate.
• Ein Migrationstool wandelt sie meist ebenfalls um. Prüfen Sie hinterher, ob die Google-Dokumente tatsächlich als docx oder xlsx vorliegen.
• Die Sync-App von Google (Google Drive für Desktop) legt in Ihrem Ordner kein echtes Dokument an, sondern eine kleine Datei mit der Endung .gdoc, .gsheet oder .gslides. Das ist eine Verknüpfung: ein paar Zeilen Text mit einem Link und einer Dokument-ID. Darin steht kein Buchstabe Ihres Textes. Kopieren Sie diesen Ordner in Ihre neue Cloud, haben Sie Tausende leere Verweise auf Google. Kündigen Sie anschliessend Google, zeigen sie nirgendwohin mehr.

Beim Umwandeln geht nicht alles mit über. Der Text, Tabellen, Bilder und die meiste Formatierung bleiben erhalten. Der Versionsverlauf geht nicht mit, und Google-eigene Bestandteile wie intelligente Chips oder Verknüpfungen zwischen Dokumenten werden zu gewöhnlichem Text oder verschwinden. Ein Google Formular wird kein funktionierendes Formular: Sie erhalten höchstens die Antworten mit. Formulare erstellen Sie im neuen Dienst neu.

Bei OneDrive und Dropbox spielt das eine viel geringere Rolle: dort liegen meist schon gewöhnliche Office-Dateien vor. Ausnahme bei Microsoft: OneNote-Notizbücher sind keine gewöhnlichen Dateien. Diese exportieren Sie gesondert aus OneNote (zum Beispiel als pdf oder docx) oder übertragen Sie manuell in eine Notiz-App.

Fallstrick 2: "Mit mir geteilt" und gemeinsame Drives

Was andere mit Ihnen geteilt haben, gehört nicht Ihnen. Bei Google steht es unter Mit mir geteilt, bei OneDrive unter Geteilt. Ein Migrationstool oder Takeout nimmt diese Dateien in der Regel nicht mit, und das zu Recht: Der Eigentümer muss sie selbst umziehen.

Bei einer Organisation ist das ein grosser Punkt. Bei Bakkerij De Korrel hat die Betriebsleiterin jahrelang alle Dienstpläne erstellt. Diese liegen in ihrem Drive, mit allen geteilt. Übertragen alle ihr eigenes Drive, hat nur sie die Dienstpläne. Deshalb:

• Erstellen Sie vorab die Liste aus Lektion 3.2: Welche Ordner sind freigegeben, und wem gehören sie?
• Lassen Sie den Eigentümer die freigegebenen Ordner übertragen, oder übertragen Sie sie zentral in einen Teamordner (Lektion 6.2).
• Gemeinsame Drives bei Google Workspace (früher Teamdrives) gehören der Organisation, nicht einer Person. Sie befinden sich nicht im persönlichen Drive von jemandem. Sie müssen sie gesondert auswählen oder von einem Administrator exportieren lassen. rclone kann das mit der Option für gemeinsame Drives.

Fallstrick 3: Namen, die Windows nicht akzeptiert

Im Browser und auf einem Mac ist in einem Dateinamen fast alles erlaubt. Windows ist strenger. Gelangen Ihre Dateien nach dem Umstieg über eine Sync-App auf einen Windows-Computer, werden folgende Dateien übersprungen:

Am praktischsten ist es, dies vor dem Umstieg aufzuräumen, oder kurz danach im Browser Ihrer neuen Cloud, bevor die Sync-Apps starten. Vereinbaren Sie mit dem Team: keine Sonderzeichen in Namen, ausser dem Bindestrich und dem Unterstrich.

Fallstrick 4: denken, dass es fertig ist

Eine Migration, die "fertig" meldet, ist noch nicht kontrolliert. Vergleichen Sie bei jedem Benutzer:

1. Die Anzahl der Dateien und die Gesamtgrösse einiger grosser Ordner, alt und neu. Bei Google-Dokumenten unterscheidet sich die Grösse immer (sie werden beim Umwandeln echte Dateien), zählen Sie dort also nur die Anzahl.
2. Eine Stichprobe: öffnen Sie von jedem Typ ein paar Dateien. Eine docx, die aus einem Google Doc stammte, eine grosse Tabelle, ein pdf, ein Foto.
3. Das Datum: steht das ursprüngliche Änderungsdatum noch da, oder hat alles das heutige Datum? Bei einem Migrationstool und rclone bleibt es meist erhalten, beim Hochladen im Browser nicht immer.
4. Suchen Sie nach Verknüpfungen: durchsuchen Sie die neue Cloud nach .gdoc, .gsheet und .gslides. Finden Sie diese, wurden diese Dokumente nicht wirklich übertragen.

Erst wenn das stimmt, schalten Sie die alte Sync-App aus und die neue ein (Lektion 7.2). Arbeiten Sie ab dem Beginn des Umstiegs so weit wie möglich in der neuen Cloud: Was Sie während des Umstiegs noch in der alten speichern, kommt nicht automatisch mit.

In der Praxis: So sieht es bei einem Anbieter aus

In diesem Beispiel verwenden wir ein WebOké Nextcloud. Unter Einstellungen stehen zwei Hilfsmittel zur Verfügung. Mit dem WebOké Import Tool verknüpfen Sie Ihr Google-Konto und übertragen pro Aufgabe einen Ordner aus Google Drive; diese App fragt zunächst beim Support nach Zugriff, da Google solche Apps nur für angemeldete Konten zulässt. Mit Gegevensmigratie verknüpfen Sie OneDrive (Anmeldung bei Microsoft) oder Dropbox (mit einem Zugangscode) und wählen das Importdirectory, den Ordner, in dem alles landet. Beide laufen im Hintergrund weiter; Sie dürfen das Fenster schliessen.

Andere Nextcloud-Anbieter und andere europäische Clouds haben vergleichbare Migrationshilfen oder verweisen auf rclone oder die Desktop-App. Die Entscheidungen und Fallstricke in dieser Lektion gelten überall.

Zusammenfassung

• Wählen Sie ein Migrationstool im neuen Dienst, falls vorhanden; Takeout, zwei Sync-Apps oder rclone sind die Alternativen.
• Google Docs, Sheets und Slides müssen umgewandelt werden. Eine .gdoc-Datei ist nur ein Link, kein Dokument.
• "Mit mir geteilt" geht nicht mit über: der Eigentümer oder ein Administrator überträgt freigegebene Ordner und gemeinsame Drives.
• Räumen Sie verbotene Zeichen und zu lange Pfade auf, bevor die Sync-Apps unter Windows starten.
• Kontrollieren Sie Anzahl, Grösse, Stichprobe und Daten, bevor Sie den alten Dienst loslassen.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A6.1: Einen Testexport überprüfen. Exportieren Sie bei Ihrem aktuellen Dienst einen Ordner mit mindestens einem Google-Dokument (oder einer Office-Datei aus OneDrive), zum Beispiel mit Google Takeout oder mit Herunterladen. Laden Sie eine Datei aus diesem Export hoch. Das Programm prüft, ob es sich um eine echte docx-, xlsx-, pptx-, odt-, ods- oder odp-Datei handelt, und nicht um eine Verknüpfung oder etwas anderes. Geben Sie ausserdem an, welche Formate Ihr Export ergeben hat.

Aufgabe E6.1: Ihre Umzugsmethode wählen. Wählen Sie pro Benutzer oder Gruppe die Methode (Migrationstool, Export, zwei Sync-Apps oder rclone), notieren Sie den Umfang und wer die freigegebenen Ordner und gemeinsamen Drives überträgt, und erstellen Sie Ihre Kontrollliste für die Zeit nach dem Umstieg.

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Dienste von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es vergleichbar.

• Nextcloud-Anleitung 13.1: Vorbereiten: was Sie mitnehmen und in welcher Reihenfolge
• Nextcloud-Anleitung 13.2: Google Drive, Fotos, Kalender und Kontakte übertragen mit dem WebOké Import Tool
• Nextcloud-Anleitung 13.3: Dropbox übertragen mit Datenmigration
• Nextcloud-Anleitung 13.4: OneDrive übertragen mit Datenmigration
• Nextcloud-Anleitung 4.8: Dateinamen, die Probleme verursachen
• Nextcloud-Anleitung 16.1: Dateien mit unzulässigen Zeichen bereinigen, damit Windows wieder synchronisiert
• Von Google Drive zu WebOké Nextcloud umziehen
• Von Microsoft OneDrive zu WebOké Nextcloud umziehen
• Von Dropbox zu WebOké Nextcloud umziehen
• Google, Takeout-Hilfe (Exportformate für Drive); rclone-Dokumentation (rclone.org, Google Drive und WebDAV)