Modul 8 · 8.3
Deutsch
Kosten und Verwaltung fair vergleichen
Modul 8: Backups, Exit und Verwaltung · Lesezeit: 10 Minuten
Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie die Gesamtkosten und die Verwaltung Ihrer alten und neuen Lösung fair nebeneinanderstellen, ohne nur auf den Preis pro Nutzer zu schauen, und festlegen, wer welche Verwaltungsaufgaben übernimmt.
Kernbegriffe: Gesamtkosten (TCO), einmalige und wiederkehrende Kosten, Lizenz pro Nutzer, Speicherplatz, Erweiterungen, Migrationskosten, Schulung, eigene Zeit, verwalteter Dienst, Self-Hosting, Verwaltungsaufgaben, wer macht was (RACI), Preisstabilität, Skalierbarkeit
Der falsche Vergleich
Die erste Frage, die fast jeder stellt: "Was kostet es pro Nutzer pro Monat?" Diese Zahl stellt man dann neben die aktuelle Lizenz, und fertig. Das ist der falsche Vergleich, aus zwei Gründen.
Erstens vergleicht man dann nicht dasselbe. Ein Paket bei dem einen Anbieter enthält Mail, Dateien, Office und Chat; beim anderen ist Office eine separate Lizenz, gehört Mail zu einem anderen Paket und ist zusätzlicher Speicherplatz teurer. Zweitens lässt man alles weg, was nicht auf einer Rechnung steht: die eigene Zeit und die der Kollegen, die Schulung, die Verwaltung, die Migration selbst.
In dieser Lektion verwenden wir keine Preise echter Anbieter. Diese ändern sich, und es geht um die Methode. Sie tragen die Beträge selbst ein, mit Angeboten und Preislisten, die Sie zu diesem Zeitpunkt einholen.
Gesamtkosten: alles auf einen Blick
Mit Gesamtkosten (englisch total cost of ownership, TCO) meinen wir alle Kosten über einen festen Zeitraum, zum Beispiel drei Jahre, einschliesslich einmaliger Kosten. Ein Zeitraum von drei Jahren ist praktisch, weil einmalige Migrationskosten dann fair berücksichtigt werden.
| Art | Beispiele | Einmalig oder wiederkehrend |
|---|---|---|
| Lizenzen und Abonnements | Pro Nutzer, pro Paket, Office-Lizenzen, Chat, Postfächer | Wiederkehrend |
| Speicherplatz | Zusätzlicher Speicherplatz über das Paket hinaus, Wachstum Ihrer Daten pro Jahr | Wiederkehrend, wachsend |
| Erweiterungen | Archivierung, zusätzliches Backup, zusätzliche Sicherheit, erweiterte Verwaltungsfunktionen | Wiederkehrend |
| Domainname und DNS | Registrierung, gegebenenfalls DNS-Dienst | Wiederkehrend |
| Backup ausserhalb des Dienstes | Zweiter Dienst oder Speicherplatz, externe Festplatten (Lektion 8.1) | Wiederkehrend und einmalig |
| Migration | Hilfe eines Spezialisten oder des Anbieters, gegebenenfalls doppelte Zahlung während des Übergangs | Einmalig |
| Doppelter Zeitraum | Alter und neuer Dienst gleichzeitig während des Übergangs, Kündigungsfrist | Einmalig |
| Schulung | Trainings, Erstellen von Spickzetteln, Stunden der Kollegen | Einmalig, und bei neuen Kollegen |
| Eigene Zeit für Verwaltung | Stunden pro Monat für Nutzer, Fragen, Updates (bei Self-Hosting), Kontrollen | Wiederkehrend |
| Umstiegskosten beim Ausstieg | Export, eventuelle Kosten des Anbieters (ab 12. Januar 2027 gemäss Data Act verboten, Lektion 8.2) | Einmalig, später |
| Geräte und Software | Zum Beispiel ein Desktopprogramm, ein Passwort-Manager | Wiederkehrend oder einmalig |
Das wichtigste Feld wird am häufigsten vergessen: die eigene Zeit. Berechnen Sie sie, indem Sie die Anzahl der Stunden mit einem festen Stundensatz multiplizieren, den Sie selbst wählen. Auch wenn niemand sie in Rechnung stellt, kostet sie Sie etwas.
Ein Rechenbeispiel ohne echte Preise
Bei Bakkerij De Korrel arbeitet Ruud mit Variablen, damit das Beispiel für alle passt:
G= Anzahl der Nutzer (12)L= Lizenz pro Nutzer pro Monat, einschliesslich Office, wo nötigO= zusätzlicher Speicherplatz pro MonatB= externes Backup pro MonatU= Stunden eigene Verwaltung pro Monat,T= Stundensatz, den die Bäckerei für eigene Zeit ansetztM= einmalige Migrationskosten (Hilfe plus eigene Stunden xT)D= doppelter Zeitraum: Monate, in denen alt und neu gleichzeitig bezahlt werden, mal die alten MonatskostenOp= Schulung (Stunden x Anzahl Kollegen xT)
Gesamtkosten über 36 Monate:
TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + OpEr stellt diese Rechnung zweimal auf: einmal für "so bleiben", einmal für "umsteigen". Bei "so bleiben" sind M, D und Op null, aber er rechnet trotzdem mit den Preiserhöhungen, die der alte Anbieter angekündigt hat, und mit der Zeit, die jetzt durch geteilte Passwörter und verlorengegangene Dateien verloren geht.
Das Ergebnis lautet nicht "der Günstigste gewinnt". Es ist eine Zahl, mit der Sie fair sprechen können: der Umstieg kostet einmalig so viel, und danach pro Monat so viel mehr oder weniger, im Austausch für mehr Mitbestimmung und weniger Abhängigkeit (Modul 1). Manchmal ist eine europäische Lösung teurer, manchmal günstiger. Beide Ergebnisse sind ein guter Grund für eine bewusste Entscheidung.
Verwalteter Dienst oder Self-Hosting?
Bei europäischer, offener Software (Nextcloud, Matrix, Jitsi) können Sie auch selbst hosten: die Software auf einem eigenen oder gemieteten Server installieren. Das wirkt günstig, denn die Software ist kostenlos. Rechnen Sie es fair durch:
| Verwalteter Dienst | Self-Hosting | |
|---|---|---|
| Server, Speicherplatz, Backup | Beim Anbieter | Selbst organisieren und bezahlen |
| Updates und Sicherheitspatches | Anbieter | Sie, rechtzeitig, auch im Urlaub |
| Störung um 7 Uhr morgens | Anbieter | Sie |
| Know-how | Beim Anbieter | Bei Ihnen, oder bei diesem einen geschickten Kollegen |
| Mitbestimmung | Hoch, wenn der Anbieter europäisch ist und Sie einen guten Exit haben | Am höchsten |
Für eine Organisation mit zwölf Mitarbeitenden ohne eigenes IT-Wissen ist Self-Hosting meist ein Risiko, keine Ersparnis. Ein Server, der monatelang keine Updates erhält, ist unsicherer als ein gut verwalteter Dienst. Für eine Organisation mit eigenen Administratoren kann es dagegen die beste Wahl sein.
Verwaltung zuordnen: wer macht was?
Auch bei einem verwalteten Dienst bleibt Arbeit übrig. Legen Sie fest, wer was macht, mit einer einfachen Aufteilung: wer führt aus, wer ist letztverantwortlich, wer wird konsultiert und wer wird informiert (oft RACI genannt, nach den englischen Begriffen).
| Aufgabe | Ausführen | Letztverantwortlich | Wie oft |
|---|---|---|---|
| Neuen Kollegen anlegen, Lizenz zuweisen | Office-Manager | Besitzer | Bei Eintritt |
| Ausscheidender Kollege: übergeben, deaktivieren | Office-Manager | Besitzer | Bei Austritt |
| Prüfen, wer Administrator ist und wer Lizenzen hat | Office-Manager | Besitzer | Jedes Quartal |
| Wiederherstellungstest Backup | Office-Manager | Besitzer | Jährlich |
| Exit-Test | Office-Manager | Besitzer | Jährlich |
| Updates starten (wenn der Dienst das dem Kunden überlässt) | Office-Manager | Besitzer | Bei jeder grossen Version |
| Auftragsverarbeitungsvertrag und Verzeichnis aktualisieren | Besitzer | Besitzer | Bei Änderung, mindestens jährlich |
| Fragen von Kollegen beantworten | Multiplikator (Lektion 9.1) | Office-Manager | Ununterbrochen |
Eine Aufgabe ohne Namen wird nicht erledigt. Eine Aufgabe mit nur einem Namen wird nicht erledigt, wenn diese Person krank ist. Legen Sie deshalb für die wichtigsten Aufgaben auch eine Vertretung fest.
Worauf Sie beim Vergleichen ausserdem achten sollten
- Preisstabilität: wie oft und wie darf sich der Preis ändern, und haben Sie dann ein Kündigungsrecht?
- Skalierbarkeit: Was passiert bei 15 oder 25 Nutzern oder bei doppeltem Speicherplatz? Landen Sie dann in einem anderen Paket?
- Was wirklich enthalten ist: Support in Ihrer Sprache, Backups, aus denen Sie selbst etwas wiederherstellen können, ein Auftragsverarbeitungsvertrag, Exportmöglichkeiten.
- Testphase: Können Sie zunächst ein Pilotprojekt mit ein paar Kollegen durchführen (Lektion 3.3)?
In der Praxis: so sieht es bei einem Anbieter aus
Bei einem WebOké Nextcloud gibt es Pakete, die sich in Anzahl der Nutzer und Speicherplatz, Office-Lizenzen pro Nutzer unterscheiden, sowie die Möglichkeit, Speicherplatz oder Nutzer in Mein WebOké zu erweitern. Updates, Sicherheit und Systembackups übernimmt WebOké; eine neue Hauptversion startet der Besitzer des Pakets selbst, mit einem Klick. Die Nutzerverwaltung, die Lizenzen und die Wiederherstellungstests bleiben beim Kunden. Preise stehen bewusst nicht in diesem Kurs.
Bei anderen Anbietern ist die Aufteilung anders. Füllen Sie die Tabelle "wer macht was" deshalb für jeden Anbieter aus und beziehen Sie sie in Ihren Vergleich ein.
Zusammenfassung
- Vergleichen Sie die Gesamtkosten über einen festen Zeitraum, nicht nur den Preis pro Nutzer.
- Rechnen Sie einmalige Kosten (Migration, doppelter Zeitraum, Schulung) und vor allem Ihre eigene Zeit mit ein.
- Self-Hosting bedeutet Software ohne Lizenz, aber mit Arbeit: rechnen Sie das fair durch.
- Legen Sie Verwaltungsaufgaben mit einem Namen und einer Vertretung fest.
- Achten Sie auf Preisstabilität, Skalierbarkeit und darauf, was wirklich im Paket enthalten ist.
Quiz
Aufgabe
Aufgabe E8.3: Kostenvorlage und Verwaltungsaufteilung. Füllen Sie die Kostenvorlage in OPDRACHTEN.md für "so bleiben" und "umsteigen" aus, mit Beträgen aus Angeboten oder Preislisten, die Sie selbst einholen, über 36 Monate. Füllen Sie anschliessend die Tabelle "wer macht was" mit Namen und Vertretungen aus.
Aufgabe E8.3: Kostenvorlage und Verwaltungsaufteilung
Füllen Sie die Kostenvorlage zweimal aus (so bleiben und Umstieg) mit Beträgen aus eigenen Angeboten oder Preislisten, und verteilen Sie die Verwaltung.
Ihre Haken und Notizen bleiben nur in diesem Browser; wir senden sie nirgendwohin. Sind Sie angemeldet, speichern wir in Meine Kurse nur, dass Sie die Aufgabe erledigt haben.
Weiterführende Informationen
Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Dienste von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich.
- Nextcloud-Anleitung 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family und Max: Unterschiede und Wechsel
- Nextcloud-Anleitung 14.4: Mehr Speicherplatz oder Benutzer, Paket ändern oder kündigen
- Nextcloud-Anleitung 14.6: Updates von Nextcloud: wann und wie
- Nextcloud-Anleitung 14.7: Rechte: Wer verwaltet was in Ihrer Nextcloud?
- Welches Nextcloud-Paket passt zu mir und wie erweitere ich es?