Speicher, Quota und ein volles Postfach

Modul 3: Ihr Postfach verwalten · Lesezeit: 9 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie erklären, wohin der Speicherplatz eines Postfachs geht, was ein Quota ist, was ein Absender merkt, wenn Ihr Postfach voll ist, und einen Aufräum- und Archivierungsplan erstellen, bei dem keine Mail verloren geht.

Kernbegriffe: Speicher, Quota (pro Postfach und pro Paket), Verwendung pro Ordner, Anhänge und base64, maximale Nachrichtengrösse (SIZE), Warnmail, 452 4.2.2 und 552 5.2.2 (Postfach voll), 552 5.3.4 (Nachricht zu gross), Aufräumen, Archivieren, lokaler Ordner, Backup

Wohin geht der Speicherplatz?

Eine normale Textmail umfasst nur wenige Kilobyte. Davon könnten Sie Hunderttausende aufbewahren. Der Speicherplatz geht fast immer für drei Dinge drauf:

1. Anhänge. Fotos, PDFs, Präsentationen. Eine einzige Nachricht mit zehn Handyfotos umfasst schnell 30 bis 50 MB.
2. Gesendete Mail. Jeder Anhang, den Sie versenden, liegt danach auch in Ihrem Ordner Gesendet. Schicken Sie ein 8 MB grosses Angebot in fünf einzelnen Mails an fünf Kunden, liegt es fünfmal dort.
3. Papierkorb und Spam. Gelöschte Mail liegt im Papierkorb, bis Sie ihn leeren. Spam liegt im Spamordner, bis der Spamfilter oder Sie selbst ihn aufräumen. Beides zählt mit.

Eine vierte, versteckte Ursache haben Sie in Lektion 3.1 gesehen: Nachrichten, die als gelöscht markiert, aber nie endgültig entfernt wurden.

Warum ein Anhang grösser wird

Mail wurde ursprünglich nur für Text entwickelt. Ein Anhang (ein Foto, ein PDF) wird deshalb mit base64 in Text umgewandelt. Dabei werden jeweils 3 Bytes in 4 Zeichen umgewandelt. Ein Anhang wird dadurch etwa ein Drittel grösser, und mit den Zeilenumbrüchen noch etwas mehr. Ein PDF von 15 MB auf Ihrem Computer ist in der Mail gut 20 MB gross.

Das ist wichtig bei Limits. Sagt ein Empfänger „maximal 25 MB“, geht es um die Grösse der gesamten Nachricht nach der Umwandlung. Ein Anhang von 20 MB kommt dann nicht mehr durch.

Zwei Arten von Grenzen

Das Quota: Wie viel dürfen Sie aufbewahren?

Ein Quota ist der maximale Speicherplatz eines Postfachs. Meist gibt es zwei Ebenen:

• Das Postfach selbst. Sie können pro Postfach eine Grenze setzen, zum Beispiel 2 GB für eine allgemeine Adresse, damit ein einzelnes Postfach nicht alles aufbraucht.
• Das Paket oder Abonnement. Alle Postfächer zusammen (und bei einem Hostingpaket auch die Website, Datenbanken und Backups) teilen sich den gesamten Speicherplatz. Ist der voll, hilft ein grosszügiges Quota pro Postfach nicht mehr.

Bei einem geschäftlichen Cloud-Maildienst ist es oft pro Benutzer geregelt, mit einer festen Menge pro Lizenz. Das Prinzip ist dasselbe.

Die Nachrichtengrösse: Wie gross darf eine einzelne Mail sein?

Unabhängig vom Speicherplatz hat jeder Mailserver eine maximale Nachrichtengrösse. Die gilt beim Versenden (Ihr Server) und beim Empfangen (der Server des Empfängers). Die kleinere der beiden Grenzen entscheidet, ob es klappt. Mailserver melden ihre Grenze zu Beginn des SMTP-Dialogs mit der Erweiterung SIZE (siehe Lektion 1.2), zum Beispiel 250-SIZE 52428800 (50 MB).

Häufig verwendete Grenzen liegen zwischen 20 und 50 MB. Gmail lässt zum Beispiel Anhänge bis 25 MB zu; grössere Dateien setzt Gmail selbst als Link in Google Drive ein. Gehen Sie nie davon aus, dass ein Empfänger mehr als 20 MB verarbeiten kann. Für grosse Dateien ist ein Downloadlink (zum Beispiel aus Ihrem Cloudspeicher) die bessere Wahl: keine Begrenzung, keine doppelte Speicherung, und Sie können den Link später widerrufen.

Was passiert, wenn ein Postfach voll ist?

Zunächst erhalten Sie meist eine Warnung: eine Mail vom Server, dass Sie sich einer Schwelle nähern, zum Beispiel 90 %. Bei Servern mit Exim (wie bei DirectAdmin) ist das der englische Text The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Ist das Postfach wirklich voll, weist der Server neue Mail ab. Ob das vorübergehend oder endgültig geschieht, hängt vom Server ab:

Der Code X.2.2 bedeutet in den erweiterten Statuscodes (RFC 3463) genau das: „Postfach voll“. Modul 6 geht genauer auf Bounces ein.

Achten Sie auf den Unterschied zu einer zu grossen Nachricht: 552 5.3.4 Message too big bedeutet, dass die Nachricht grösser ist, als der Server zulässt. Aufräumen hilft dann nicht; der Absender muss die Datei anders versenden.

Und beachten Sie: Ein volles Postfach merken Sie selbst oft nicht. Sie können weiterhin versenden und Ihre alte Mail lesen. Es sind die Absender, die eine Fehlermeldung erhalten, und ein Kunde, der dreimal einen Bounce bekommen hat, ruft nicht immer an.

Aufräumen ohne Reue

Eine Reihenfolge, die fast immer funktioniert:

1. Schauen Sie, wo der Speicherplatz liegt. Im Webmail oder im Kundenpanel sehen Sie oft die Verwendung pro Ordner. Meist stehen Gesendet, Papierkorb oder ein alter Ordner mit Anhängen ganz oben.
2. Leeren Sie Papierkorb und Spam. Das ist der schnellste Gewinn und kostet nichts.
3. Suchen Sie grosse Nachrichten. In den meisten Webmail-Oberflächen und Programmen können Sie nach Grösse sortieren. Bewahren Sie den benötigten Anhang in Ihren Dateien auf und löschen Sie die Mail, oder nur den Anhang (Thunderbird und Apple Mail können einen Anhang aus einer Nachricht entfernen).

4. Archivieren Sie alte Jahrgänge. Mail, die Sie aufbewahren möchten, aber selten brauchen, kann in ein Archiv. Sie haben zwei Möglichkeiten:

   • einen Archivordner auf dem Server: bleibt überall sichtbar, zählt aber für den Speicherplatz mit;
   • einen lokalen Ordner auf Ihrem Computer (Thunderbird: Lokale Ordner; Apple Mail: Auf meinem Mac; Outlook: eine .pst-Datendatei). Der zählt nicht mehr mit, liegt aber nur auf diesem einen Computer. Sorgen Sie dann selbst für ein Backup dieses Computers. Ohne Backup ist lokales Archivieren ein Umzug auf eine einzige Festplatte.
5. Passen Sie das Quota erst danach an, falls das noch nötig ist und Ihr Paket Spielraum hat.

Grossflächiges Aufräumen mit einem Knopf im Panel (zum Beispiel „alles löschen, was älter als ein Jahr ist, im Posteingang“) ist praktisch, aber unumkehrbar. Mit IMAP verschwindet es auch sofort von allen Ihren Geräten. Sichern Sie zuerst, was Sie brauchen.

Aufbewahrungspflicht

In Deutschland gelten die Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abgabenordnung (AO) und § 257 Handelsgesetzbuch (HGB): empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe (dazu können geschäftliche E-Mails gehören) sechs Jahre, Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Dazu können geschäftliche E-Mails zählen, etwa Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen. Räumen Sie das also nicht einfach weg. Legen Sie es in ein Archiv mit Backup ab, oder bewahren Sie die Anhänge in Ihrer Buchhaltung auf.

In der Praxis: So sieht es in einem Panel aus

In DirectAdmin sehen Sie bei E-Mail-Konten pro Postfach die Spalte Verwendung, und oben die Gesamtsumme. Über die drei Punkte hinter einem Postfach und Limits anpassen stellen Sie das Quota in MB ein, oder aktivieren Sie Max, damit das Postfach den freien Speicherplatz des Pakets nutzen darf. Mit Leeren entfernen Sie auf einmal alte Mail aus einem Ordner. In Mein WebOké sehen Sie den Speicherplatz des Pakets. Bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich: Suchen Sie im Panel oder in der Verwaltungsoberfläche nach „Speicher“, „Quota“ oder „Postfachgrösse“.

Zusammenfassung

• Speicherplatz geht vor allem für Anhänge, gesendete Mail, Papierkorb und Spam drauf.
• Anhänge werden in einer Mail durch base64 etwa ein Drittel grösser.
• Es gibt ein Quota pro Postfach und ein Gesamtlimit für das Paket; die knappste Grenze zählt.
• Ein volles Postfach weist Mail ab: vorübergehend (452 4.2.2) oder endgültig (552 5.2.2). Der Absender merkt es, Sie selbst oft nicht.
• Räumen Sie in dieser Reihenfolge auf: ansehen, Papierkorb und Spam leeren, grosse Nachrichten, archivieren, und erst dann das Quota erhöhen. Ein lokales Archiv braucht ein eigenes Backup.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe O3.2: Ihren Speicherplatz messen und einen Aufräumplan erstellen. Finden Sie heraus, wie viel Speicherplatz Ihr Postfach nutzt und wo die Grenze liegt (des Postfachs und des Pakets oder Abonnements). Notieren Sie die drei Ordner, die am meisten Platz belegen, und suchen Sie Ihre zehn grössten Nachrichten heraus. Erstellen Sie anschliessend einen Aufräumplan: Was löschen Sie, was archivieren Sie, wo landet das Archiv, und wie wird dieses Archiv gesichert (Backup)? Berücksichtigen Sie dabei, was Sie geschäftlich aufbewahren müssen.

Weiterführende Links

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Panels von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich.

• DirectAdmin Anleitung 7.3: Speicherplatz pro Mailbox und was passiert, wenn er voll ist
• Meldung: Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• E-Mail abgewiesen: message too big
• Wie überprüfe ich meine E-Mail-Nutzung?
• Postfach in DirectAdmin bereinigen, um Speicherplatz freizugeben
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)