E-Mail umziehen: der Plan

Modul 8: Umziehen und Ihre Domain in Ordnung bringen · Lesezeit: 11 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie einen Umzug Ihrer E-Mail zu einem anderen Anbieter planen: was Sie vorab inventarisieren, in welcher Reihenfolge Sie vorgehen und was nicht automatisch mitzieht.

Kernbegriffe: Inventar (Postfächer, Aliasse, Weiterleitungen, Catch-all, Autoresponder, Filter), Postfachgrösse und Speicherplatz, Passwörter, TTL vorab senken, Reihenfolge (anlegen, erste Kopie, MX umstellen, zweite Kopie, Geräte), Kalender und Kontakte (keine IMAP), POP3-Mail auf dem Computer, Microsoft 365 und Gmail (Anmeldung statt Passwort), DNS-Einträge, die mitziehen müssen, Kommunikation

Was ziehen Sie eigentlich um?

„Meine Mail umziehen“ klingt nach einer einzigen Sache, es sind aber mindestens fünf:

1. Die Postfächer selbst, mit allen Ordnern und Nachrichten, die auf dem Server liegen.
2. Die Adressen drumherum: Aliasse, Weiterleitungen, ein Catch-all, Mailinglisten, Autoresponder und Filter auf dem Server. Die stehen im Panel Ihres alten Anbieters und ziehen nie automatisch mit.
3. Die DNS Ihrer E-Mail: MX, SPF, DKIM, DMARC, eventuell Autodiscover-, Autoconfig- oder SRV-Einträge. Nach dem Umzug müssen diese zum neuen Anbieter passen.
4. Ihre Geräte: jeder Computer, jedes Telefon und Tablet, auf dem das Postfach eingerichtet ist, sowie alles, was per SMTP Mails versendet (Ihre Website, ein Drucker oder Scanner, eine Buchhaltungssoftware).
5. Was keine Mail ist: Kalender und Kontakte. Diese liegen bei Microsoft 365, Google und vielen anderen Anbietern im selben Konto, ziehen aber nicht über IMAP mit. Diese ziehen Sie separat um.

Wer nur an Punkt 1 denkt, stellt nach dem Umzug fest, dass rechnung@ nicht mehr an den Buchhalter weiterleitet, dass der Scanner keine Mail mehr versenden kann oder dass der Kalender der ganzen Firma leer ist.

Schritt 1: das Inventar

Erstellen Sie zunächst eine Liste. Eine Tabelle mit einer Zeile pro Adresse funktioniert gut:

Ergänzen Sie ausserdem:

• Die Grösse pro Postfach. Ihr neues Postfach muss gross genug sein, mit Raum zum Wachsen (Lektion 3.2). Eine Kopie, die auf halbem Weg stoppt, weil das neue Postfach voll ist, ist der häufigste Grund, warum ein Umzug ins Stocken gerät.
• Wer mit POP3 arbeitet. Bei POP3 liegt die Mail oft nur auf diesem einen Computer und nicht mehr auf dem Server (Lektion 1.3). Eine Kopie vom Server nimmt diese Mail also nicht mit. Die müssen Sie selbst aus dem E-Mail-Programm heraus übertragen.
• Was sonst noch Mail versendet. Website, Webshop, Scanner, Kassensystem, Monitoring. Jedes davon hat SMTP-Daten, die sich nach dem Umzug ändern.
• Besondere DNS-Einträge, die Ihr alter Anbieter für Ihre Mail gesetzt hat, sowie Einträge anderer Dienste (Newsletter-DKIM, Verifizierungen), die bestehen bleiben müssen.

Räumen Sie gleich auf: Adressen, die niemand mehr nutzt, müssen Sie nicht umziehen. Und ein Umzug ist ein guter Zeitpunkt, um ein Catch-all abzuschaffen.

Schritt 2: Zugang einrichten

Um Mail zu kopieren, muss sich ein Programm beim alten Postfach anmelden. Bei den meisten Anbietern geht das mit der E-Mail-Adresse und dem Passwort über IMAP. Zwei wichtige Ausnahmen:

• Gmail und Google Workspace lassen externe Programme nicht mit Ihrem normalen Passwort anmelden. Sie erstellen ein App-Passwort, wofür die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) aktiviert sein muss. In Google Workspace kann der Administrator das deaktiviert haben.
• Outlook.com, Hotmail, Live und Microsoft 365 akzeptieren für IMAP kein Passwort mehr, auch kein App-Passwort. Sie melden sich bei Microsoft an (OAuth) und geben einem Programm vorübergehend Zugriff. Bei einer geschäftlichen Umgebung muss der Administrator eventuell zustimmen.

Kennen Sie die Passwörter nicht mehr? Setzen Sie sie dann vor dem Umzug neu und notieren Sie sie sicher (ein Passwort-Manager, Lektion 3.4).

Schritt 3: die TTL Ihres MX vorab senken

Die MX-Umstellung (Lektion 8.2) ist der Moment, in dem neue Mail an einem anderen Ort ankommt. Resolver merken sich die alte MX-Antwort so lange, wie die TTL es vorgibt (DNS-Kurs Lektion 6.1). Steht diese auf einen Tag, liefert ein Teil der Versender noch einen Tag lang an Ihren alten Anbieter aus.

Senken Sie daher einige Tage vorher die TTL Ihrer MX-Einträge, zum Beispiel auf 300 Sekunden. Tun Sie das mindestens eine alte TTL vor der Umstellung: Steht die TTL derzeit auf 86400 (ein Tag), senken Sie sie spätestens einen Tag vorher. Nach dem Umzug setzen Sie sie wieder auf einen normalen Wert zurück, etwa 3600.

Ziehen Sie die gesamte Domain zu einem anderen Anbieter um (Nameserver umstellen), bestimmt die TTL der Nameserver bei der Registry, wie schnell das geht. Die können Sie nicht selbst senken; rechnen Sie dann mit einer Übergangszeit von einem Tag oder länger (DNS-Kurs Lektion 6.3).

Schritt 4: die Reihenfolge

Die Reihenfolge mit dem geringsten Risiko:

1. Neue Postfächer, Aliasse und Weiterleitungen anlegen beim neuen Anbieter, mit denselben Namen. Noch nichts an der DNS ändern. Die alten Postfächer funktionieren weiterhin ganz normal.
2. Erste Kopie aller Postfächer (Lektion 8.2). Das kann Stunden dauern. Niemand merkt davon etwas.
3. DNS vorbereiten: Setzen Sie die Einträge für SPF, DKIM und DMARC des neuen Anbieters schon einmal, wo möglich neben die alten. Achtung: SPF muss kurzzeitig beide Anbieter enthalten (ein Eintrag, Lektion 4.2). DKIM kann nebeneinander bestehen, da jeder Anbieter einen eigenen Selector hat.
4. MX umstellen zu einem ruhigen Zeitpunkt, zum Beispiel Freitagnachmittag oder abends. Ab diesem Moment kommt neue Mail beim neuen Anbieter an.
5. Zweite Kopie nach einem Tag, sobald die alte TTL sicher abgelaufen ist. Diese nimmt die Mail mit, die in der Zwischenzeit noch beim alten Anbieter ankam. Bereits kopierte Nachrichten werden übersprungen.
6. Geräte umstellen: neue Konten in den E-Mail-Programmen, Website und Scanner anpassen, alte Konten entfernen (Lektion 8.2).
7. Aufräumen: den alten Anbieter aus SPF entfernen, alte DKIM-Einträge löschen, TTL wieder normal einstellen.
8. Altes Postfach erst kündigen, wenn alles einige Wochen lang gut funktioniert. Bis dahin haben Sie dort noch eine vollständige Kopie.

Ein häufiger Fehler ist, die Reihenfolge umzudrehen: erst MX oder Domain umziehen und erst danach die Postfächer anlegen. Dann wird Mail in der Zwischenzeit mit 550 5.1.1 (Adresse existiert nicht) abgewiesen, und die Absender erhalten eine Bounce.

Kalender, Kontakte und lokale Mail

Kalender und Kontakte laufen über andere Protokolle (CalDAV, CardDAV oder die eigene Anbindung von Microsoft und Google). Exportieren Sie diese vor dem Umzug separat: eine .ics-Datei pro Kalender und eine .vcf-Datei für Kontakte, und importieren Sie sie beim neuen Anbieter oder in Ihrem neuen Kalenderprogramm. Auch gemeinsame Kalender und Besprechungseinladungen müssen Sie erneut teilen.

Mail, die nur auf dem Computer liegt (POP3, oder Ordner, die in Outlook als .pst-Datei auf dem Computer liegen), übertragen Sie aus dem E-Mail-Programm heraus: Fügen Sie das neue Postfach als IMAP-Konto hinzu und ziehen Sie die Ordner dorthin. Oder exportieren Sie eine .pst-Datei und importieren Sie diese.

Informieren Sie alle Beteiligten

Teilen Sie den Nutzern vorab mit, was passieren wird: wann die Umstellung stattfindet, dass sie auf ihrem Telefon und Laptop ein neues Konto einrichten müssen, und wen sie anrufen können, wenn etwas nicht funktioniert. Eine einfache Anleitung mit den neuen Einstellungen (Lektion 2.1) verhindert viele Rückfragen.

In der Praxis: so sieht es bei einem Anbieter aus

Bei WebOké legen Sie die Postfächer in DirectAdmin oder Mein WebOké an und kopieren die Mail mit dem E-Mail-Umzugstool in Mein WebOké (das sich auch bei Microsoft anmelden kann) oder mit IMAPSync-Migrationen in DirectAdmin. Andere Anbieter haben vergleichbare Migrationstools, oder Sie nutzen ein eigenständiges Programm. Der oben beschriebene Stufenplan gilt überall gleich.

Zusammenfassung

• Ein Umzug umfasst Postfächer, die Adressen drumherum, DNS, Geräte sowie Kalender und Kontakte.
• Erstellen Sie ein Inventar mit Grösse, POP3-Nutzern, Weiterleitungen und allem, was per SMTP Mail versendet.
• Regeln Sie den Zugang: App-Passwort für Gmail, Anmeldung bei Microsoft für Outlook und Microsoft 365.
• Senken Sie die TTL Ihres MX rechtzeitig vorher. Reihenfolge: anlegen, erste Kopie, DNS vorbereiten, MX umstellen, zweite Kopie, Geräte, aufräumen, erst danach kündigen.
• Kalender, Kontakte und lokal gespeicherte Mail ziehen nicht über IMAP mit.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe O8.1: Umzugsplan erstellen. Erstellen Sie für Ihre eigene Domain (oder für das Beispielunternehmen in dieser Lektion) ein Inventar mit den Spalten aus der obigen Tabelle sowie eine Zeitlinie mit Terminen für: TTL senken, Postfächer anlegen, erste Kopie, MX umstellen, zweite Kopie, Geräte, aufräumen und kündigen. Beantworten Sie ausserdem: Wer arbeitet mit POP3, was versendet Mail über SMTP, und wie ziehen Sie Kalender und Kontakte um? Anschliessend erhalten Sie eine Checkliste mit den Punkten, die in einem guten Plan stehen.

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Panels von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es vergleichbar.

• DirectAdmin Anleitung 10.1: Ihre E-Mail umziehen: die Möglichkeiten
• WebOké Anleitung 7.2: E-Mail-Umzug zu WebOké (auch von Microsoft 365)
• Domain, Website und E-Mail gemeinsam umziehen, ohne Unterbrechung: der Schritt-für-Schritt-Plan
• E-Mail-Empfang während des Umzugs Ihres Domainnamens
• Kostenloser DNS-Kurs 6.3: DNS bei einem Umzug
• Kostenloser DNS-Kurs 6.1: TTL und Cache