Die Daten, die Sie benötigen

Modul 2: Ihr Postfach einrichten · Lesezeit: 10 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion kennen Sie die Daten, die jedes E-Mail-Programm benötigt, können Sie den richtigen Servernamen auswählen, und wissen Sie, wie Programme diese Daten selbst zu finden versuchen und warum das manchmal schiefgeht.

Kernbegriffe: eingehender Server, ausgehender Server, Port, Verschlüsselung, Benutzername, Passwort, Authentifizierung ausgehend, Servername vs. mail.-Name, Autodiscover, Autoconfig, ISPDB, SRV-Records (RFC 6186), Konfigurationsprofil

Die Einstellungskarte

Welches Programm Sie auch verwenden, Sie tragen immer dieselben Daten ein. Wenn Sie diese Liste verstehen, können Sie jedes Programm einrichten, auch eines, das in dieser Kurs nicht vorkommt.

Drei Dinge gehen hier am häufigsten schief.

Der Benutzername. Auf einem geteilten Mailserver liegen Postfächer von Tausenden Domains. info gibt es dort tausendfach. Deshalb ist der Benutzername fast immer die vollständige Adresse: info@example.com. Programme tragen manchmal nur den Teil vor dem @ ein. Kontrollieren Sie das, sowohl bei eingehend als auch bei ausgehend.

Das Passwort. Jedes Postfach hat ein eigenes Passwort. Das ist etwas anderes als das Passwort, mit dem Sie sich bei Ihrem Hostinganbieter oder Ihrem Kundenpanel anmelden. Wissen Sie es nicht mehr, legen Sie im Panel ein neues Passwort für dieses Postfach fest und tragen Sie es auf allen Ihren Geräten ein.

Der ausgehende Server. Viele Programme setzen bei ausgehend „optional" oder lassen den Benutzernamen leer. Dann können Sie zwar lesen, aber nicht versenden.

Welcher Servername?

Für den Servernamen haben Sie oft drei Kandidaten. Angenommen, Ihre Domain ist example.com und Ihr Postfach liegt auf einem geteilten Server namens server12.hosting.example:

Es gibt keinen Namen, der immer besser ist. Die Frage lautet immer: Zeigt dieser Name auf den Server, auf dem mein Postfach liegt, und steht er im Zertifikat dieses Servers? Wenn beides zutrifft, ist alles in Ordnung. Können Sie das nicht prüfen, ist der von Ihrem Anbieter angegebene Name die sicherste Wahl. In Aufgabe Z2.1 lassen Sie das Programm dies für Sie überprüfen.

Ein häufiger Fehler beim Umzug Ihrer Website: Sie haben jahrelang example.com als Mailserver verwendet, Ihre Website zieht zu einem anderen Unternehmen um, der A-Record zeigt dorthin, und plötzlich funktioniert Ihre Mail nicht mehr. Ihr E-Mail-Programm klopft dann beim Webserver des anderen Unternehmens an. Der MX-Record ist in Ordnung (die Mail kommt noch an), aber Ihr Programm kommt nicht mehr dorthin.

Wie Programme selbst suchen

Sie müssen die Daten oft nicht selbst eingeben. Moderne Programme versuchen sie selbst zu finden, sobald Sie Ihre E-Mail-Adresse eingeben. Es gibt verschiedene Methoden, und jedes Programm probiert einige davon:

Autodiscover (Microsoft). Outlook fragt eine Konfigurationsdatei bei https://autodiscover.example.com/autodiscover/autodiscover.xml oder bei https://example.com/autodiscover/autodiscover.xml ab, oder sucht einen SRV-Record _autodiscover._tcp.example.com. Bei Microsoft 365 steht ein CNAME autodiscover auf autodiscover.outlook.com (DNS-Kurs Lektion 7.1).

Autoconfig (Thunderbird und andere). Thunderbird schaut bei https://autoconfig.example.com/mail/config-v1.1.xml und danach in der Datenbank von Mozilla (ISPDB), in der die Einstellungen vieler grosser Anbieter hinterlegt sind. Findet es nichts, versucht es Namen zu erraten: imap.example.com, mail.example.com, smtp.example.com, und es schaut sich Ihren MX-Record an.

SRV-Records (RFC 6186, ergänzt in RFC 8314). Im DNS können Sie pro Dienst angeben, wo dieser läuft:

_imaps._tcp.example.com.       3600 IN SRV 0 1 993 server12.hosting.example.
_submissions._tcp.example.com. 3600 IN SRV 0 1 465 server12.hosting.example.
_submission._tcp.example.com.  3600 IN SRV 0 1 587 server12.hosting.example.

Nicht jedes Programm schaut danach, aber es hilft. Wie SRV-Records funktionieren, lesen Sie in Lektion 5.1 des DNS-Kurses.

Konfigurationsprofil (Apple). Für iPhone, iPad und Mac können Sie eine .mobileconfig-Datei herunterladen und installieren. Darin stehen alle Einstellungen. Viele Panels können eine solche Datei erstellen (Lektion 2.3).

Warum automatisch manchmal schiefgeht

Automatische Suche ist praktisch, aber nicht unfehlbar. Typische Fehler:

• Thunderbird errät mail.example.com, dieser Name existiert zwar, steht aber nicht im Zertifikat. Folge: eine Zertifikatswarnung.
• Outlook findet über Autodiscover eine alte Datei bei Ihrem vorherigen Anbieter oder denkt, dass Ihre Adresse ein Microsoft-365-Konto ist, und fragt ständig nach einem Microsoft-Passwort.
• Ein Programm wählt Port 587 mit „SSL/TLS" oder lässt den Benutzernamen leer.
• Das Programm findet die Einstellungen Ihres Website-Anbieters statt Ihres Mail-Anbieters, weil es sich example.com anschaut.

Kontrollieren Sie daher immer, was eingetragen wurde, auch wenn das Programm meldet, dass es erfolgreich war. Fast jedes Programm hat eine Schaltfläche Manuell einrichten oder Erweiterte Einstellungen: verwenden Sie diese, wenn der automatische Versuch etwas anderes einträgt als von Ihrem Anbieter angegeben.

Erst im Webmail testen

Funktioniert es nicht, testen Sie zunächst Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort im Webmail Ihres Anbieters. Gelingt die Anmeldung dort, wissen Sie, dass das Postfach existiert und das Passwort stimmt. Dann liegt der Fehler in den Einstellungen Ihres Programms. Gelingt es auch dort nicht, hat es keinen Sinn, in Ihrem Programm weiterzusuchen. Siehe Lektion 2.5.

In der Praxis: die Daten bei WebOké

Bei einem Postfach von WebOké tragen Sie ein: IMAP, eingehender und ausgehender Server Ihre Domain (falls Ihre Website ebenfalls bei WebOké liegt und ein gültiges Zertifikat hat) oder den Servernamen Ihres Pakets (Form linuxNNNN.webawere.nl, zu finden in Mein WebOké bei Ihrem Produkt und in der Willkommens-E-Mail), Ports 993 und 587 oder 465, Benutzername Ihre vollständige E-Mail-Adresse, Authentifizierung ausgehend ein. Bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich: der Servername steht in der Willkommens-E-Mail oder im Kundenpanel, die Ports sind fast überall dieselben.

Zusammenfassung

• Jedes Programm benötigt dieselben Daten: Protokoll, Server, Ports, Verschlüsselung, vollständige E-Mail-Adresse als Benutzername, Passwort des Postfachs, Authentifizierung ausgehend.
• Ein Servername ist gut, wenn er auf den Server Ihres Postfachs zeigt und im Zertifikat steht.
• Programme suchen selbst über Autodiscover, Autoconfig, ISPDB, SRV-Records oder ein Profil. Kontrollieren Sie danach immer, was sie gefunden haben.
• Testen Sie bei Problemen zuerst im Webmail, ob Benutzername und Passwort stimmen.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe Z2.1: Was würde ein E-Mail-Programm finden? Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und den Servernamen, den Sie verwenden (oder verwenden möchten). Beantworten Sie: Zeigt dieser Name auf einen Server, der IMAP auf 993 anbietet, steht der Name im Zertifikat, und hat Ihre Domain Records für die automatische Einrichtung (Autoconfig, Autodiscover oder SRV)? Das Programm prüft dasselbe live: es sucht den Namen, verbindet sich mit 993, 465 und 587, liest das Zertifikat und schaut, welche der bekannten Einrichtungsdaten im DNS und im Web zu finden sind.

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Panels von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich.

• DirectAdmin Anleitung 8.1: Alle Einstellungen im Überblick: Server, Ports und Sicherheit
• WebOké Anleitung 7.1: E-Mail bei WebOké: Mailboxen, Webmail und Ihr Mailprogramm
• Zertifikatsfehler beim Abrufen von E-Mails
• Kostenloser DNS-Kurs 5.1: SRV-Records
• RFC 6186 (SRV für E-Mail-Programme), RFC 8314 Abschnitt 5.1 (_submissions._tcp)