IMAP und POP3: Mail abrufen

Modul 1: Wie E-Mail funktioniert · Lesezeit: 9 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie erklären, wie sich IMAP und POP3 unterscheiden, wo Ihre Mail bei jedem der beiden gespeichert wird, und für Ihre Situation das richtige Protokoll wählen.

Kernbegriffe: IMAP (RFC 9051), POP3 (RFC 1939), Postfach auf dem Server, Ordner, Flags (gelesen, beantwortet, markiert, gelöscht), synchronisieren, IDLE (Push-Benachrichtigung), „Kopie auf dem Server belassen“, lokale Kopie, Sicherung

Zwei Wege, um an Ihre Mail zu kommen

In Lektion 1.1 haben Sie gesehen, dass eine Mail letztlich in Ihrem Postfach auf dem Server Ihres Anbieters landet. Dort bleibt sie liegen, bis Sie sie ansehen. Um sie anzusehen, braucht Ihr E-Mail-Programm eine Möglichkeit, mit diesem Server zu sprechen. Dafür gibt es zwei Protokolle:

• POP3 (Post Office Protocol Version 3, RFC 1939, aus 1996). Die Idee: Der Server ist ein Briefkasten. Ihr Programm holt die Briefe heraus und nimmt sie mit nach Hause.
• IMAP (Internet Message Access Protocol, jetzt Version 4rev2, RFC 9051). Die Idee: Der Server ist ein Aktenschrank. Ihr Programm schaut in den Schrank, und was Sie tun (lesen, verschieben, löschen), geschieht im Schrank selbst.

POP3: abholen und mitnehmen

Mit POP3 baut Ihr Programm eine Verbindung auf, fragt „welche Nachrichten liegen vor?“, lädt sie herunter und bittet den Server anschliessend (meist) darum, sie zu löschen. POP3 kennt nur einen Ordner auf dem Server: den Posteingang. Ordner, die Sie in Ihrem Programm anlegen, existieren nur auf Ihrem eigenen Computer. Auch Ihre gesendete Mail liegt nur auf dem Gerät, mit dem Sie sie verschickt haben.

Folgen:

• Lesen Sie auf Ihrem Telefon mit POP3, ist die Mail danach vom Server verschwunden. Ihr Laptop sieht sie nie.
• Geht Ihr Computer kaputt oder wird er ohne Sicherung gestohlen, ist Ihre Mail weg. Der Server hat sie nicht mehr.
• Ihr Postfach auf dem Server bleibt klein. Das war früher der grosse Vorteil, als Speicherplatz teuer war.

Viele Programme haben die Option Kopie der Nachrichten auf dem Server belassen (manchmal mit „nach x Tagen löschen“). Dann holt jedes Gerät seine eigene Kopie, aber immer noch ohne Ordner, ohne gemeinsamen Status „gelesen“ und ohne gesendete Mail auf dem Server. Das ist ein Notbehelf, keine Lösung.

IMAP: in den Schrank schauen

Mit IMAP bleibt alles auf dem Server. Ihr Programm zeigt eine Übersicht an, holt eine Nachricht ab, wenn Sie sie öffnen (und behält meist eine Kopie, um offline lesen zu können), und meldet jede Aktion an den Server zurück:

• Ordner liegen auf dem Server: Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Papierkorb, Spam und Ihre eigenen Ordner. Ihr Telefon, Ihr Laptop und das Webmail sehen dieselben Ordner.
• Flags liegen auf dem Server: gelesen, beantwortet, markiert, gelöscht. Lesen Sie eine Mail auf Ihrem Telefon, ist sie auch auf Ihrem Laptop als gelesen markiert.
• Gesendete Mail wird von Ihrem Programm als Kopie im Ordner Gesendet auf dem Server abgelegt. Beachten Sie: Das macht das E-Mail-Programm selbst, nicht der SMTP-Server. Deshalb sehen Sie manchmal zwei Ordner „Sent“ und „Gesendet“, wenn zwei Programme sie unterschiedlich benennen (Lektion 3.1).
• Mit IDLE (einer Erweiterung von IMAP) hält Ihr Programm die Verbindung offen und wird vom Server sofort informiert, sobald neue Mail eintrifft. So erhalten Sie fast sofort eine Benachrichtigung, ohne dass Ihr Telefon jede Minute nachfragen muss.

Der Nachteil: Alles zählt für den Speicherplatz Ihres Postfachs auf dem Server. In Lektion 3.2 lesen Sie, wie Sie damit umgehen.

Löschen funktioniert anders, als Sie denken

Bei IMAP ist „Löschen“ in zwei Schritten geregelt. Eine Nachricht erhält zunächst das Flag \Deleted. Erst bei expunge (löschen, komprimieren, „Ordner bereinigen“) ist sie wirklich weg. Die meisten Programme verschieben eine gelöschte Nachricht in den Papierkorb und löschen sie dort später. Manche älteren Einstellungen lassen die Nachricht durchgestrichen im Ordner stehen. Sehen Sie durchgestrichene Mail, ist Ihr Programm so eingestellt; mit „Ordner komprimieren“ oder „gelöschte Nachrichten endgültig löschen“ räumen Sie sie auf.

Bei POP3 ist das Löschen lokal: weg von Ihrem Computer, aber möglicherweise noch auf dem Server, wenn Sie „Kopie auf dem Server belassen“ aktiviert hatten.

Nicht mischen

Die gefährlichste Situation ist eine Mischung: Der Computer im Büro verwendet POP3 (und holt alles vom Server), das Telefon IMAP. Dann sieht das Telefon einmal Mail, das andere Mal nicht, je nachdem, ob der Bürocomputer schon abgeholt hat. Das wirkt wie „Mail verschwindet“ und führt zu vielen Supportanfragen. Die Lösung ist immer: auf allen Geräten IMAP.

Der Wechsel von POP3 zu IMAP läuft so: Fügen Sie die Adresse erneut als IMAP-Konto hinzu, ziehen Sie die alte Mail von den POP3-Ordnern in die IMAP-Ordner (dann wird sie auf den Server hochgeladen; achten Sie auf den Speicherplatz) und entfernen Sie anschliessend das POP3-Konto. Ein bestehendes Konto „umwandeln“ geht in den meisten Programmen nicht.

Was wählen Sie?

Ein paar Missverständnisse:

• „IMAP ist unsicher, weil alles auf dem Server liegt.“ Der Server ist meist besser gesichert und besser gesichert durch Backups als Ihr Laptop. Wichtiger ist ein starkes Passwort (Lektion 3.4).
• „Mit POP3 kommt niemand an meine Mail.“ Die Mail lag auf dem Server, bis Sie sie abgeholt haben, und liegt jetzt auf Ihrem Laptop. Wer Ihren Laptop hat, hat Ihre Mail.
• „Kalender und Kontakte laufen auch über IMAP.“ Nein. IMAP ist nur für Mail. Kalender und Kontakte laufen über andere Protokolle (CalDAV/CardDAV oder Exchange/ActiveSync bei Microsoft). Das spielt bei einem Umzug eine Rolle (Lektion 8.1).

Die Ports

Beide Protokolle haben einen verschlüsselten Port und einen alten unverschlüsselten Port:

Verwenden Sie immer 993 oder 995. Warum das so ist und was STARTTLS ist, lesen Sie in Lektion 1.4.

In der Praxis: so sieht es bei einem Postfach aus

Bei einem Postfach von WebOké wählen Sie in Ihrem E-Mail-Programm IMAP mit Port 993 (SSL/TLS) oder POP3 mit Port 995. Das Webmail arbeitet ebenfalls direkt auf dem IMAP-Postfach: Alles, was Sie dort tun, sehen Sie in Ihrem Programm wieder, sofern dieses IMAP verwendet. Bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich; auch dort stehen die Ports meist in der Willkommens-E-Mail oder im Kundenpanel.

Zusammenfassung

• POP3 holt Mail vom Server auf ein einzelnes Gerät; IMAP lässt alles auf dem Server und synchronisiert Ordner und Status.
• Mit IMAP sehen Sie auf all Ihren Geräten und im Webmail dasselbe; Ihr Anbieter kann eine Sicherung erstellen.
• Verwenden Sie niemals POP3 und IMAP durcheinander für dasselbe Postfach.
• Löschen bei IMAP geschieht in zwei Schritten: markieren und endgültig löschen (expunge).
• IMAP betrifft nur Mail, nicht Kalender und Kontakte.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe O1.3: Ihre Situation im Überblick. Erstellen Sie eine Liste aller Geräte und Programme, mit denen Sie Ihre Mail lesen (Computer, Telefon, Tablet, Webmail, ein Kollege). Prüfen Sie für jedes Gerät, ob es IMAP oder POP3 verwendet und welchen Port. Beantworten Sie anschliessend: Verwenden Sie überall dasselbe Protokoll? Was passiert mit Ihrer Mail, wenn Ihr Laptop morgen kaputtgeht? Das Programm speichert Ihre Antworten und zeigt danach die Kriterien an.

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Panels von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich.

• DirectAdmin Anleitung 8.7: IMAP oder POP3: Was ist der Unterschied?
• Was ist IMAP oder POP3 und wie funktioniert es?
• Wie lösche ich eine Nachricht bei IMAP?
• RFC 9051 (IMAP4rev2), RFC 1939 (POP3), RFC 2177 (IMAP IDLE)