Outlook: neu und klassisch

Modul 2: Ihr Postfach einrichten · Lesezeit: 10 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie ein IMAP-Postfach in der neuen und der klassischen Outlook-Version für Windows sowie in Outlook für Mac einrichten, und Sie wissen, welchen Unterschied es macht, wo Ihre Mail und Ihr Passwort landen.

Kernbegriffe: neues Outlook, klassisches Outlook, Outlook für Mac, Outlook-App auf dem Telefon, Synchronisierung mit der Microsoft Cloud, IMAP, Exchange, .ost- und .pst-Datei, manuelle Einrichtung

Zwei Programme mit demselben Namen

"Outlook" ist heutzutage ein Sammelbegriff. Auf einem Windows-Computer können Ihnen zwei ganz unterschiedliche Programme begegnen:

Die alten Windows-Apps Mail und Kalender werden seit Ende 2024 nicht mehr unterstützt; wer sie verwendet hat, landet automatisch beim neuen Outlook. Dadurch haben viele Menschen das neue Outlook, ohne sich bewusst dafür entschieden zu haben.

Was "über die Cloud von Microsoft" bedeutet

Das ist der wichtigste Unterschied, und nur wenige Menschen wissen davon. Das klassische Outlook, Thunderbird und Apple Mail verbinden sich selbst mit Ihrem IMAP-Server. Ihr Passwort bleibt nur auf Ihrem eigenen Computer.

Das neue Outlook arbeitet anders. Microsoft nennt es "Ihr Konto mit der Microsoft Cloud synchronisieren": Ein Server von Microsoft meldet sich in Ihrem Namen bei Ihrem Mailserver an, ruft Ihre Mail ab und speichert eine Kopie in den Rechenzentren von Microsoft. Das neue Outlook auf Ihrem Computer kommuniziert danach mit Microsoft, nicht mit Ihrem eigenen Mailserver. Dafür erhält Microsoft Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort und eine Kopie Ihrer Mail, Ihres Kalenders und Ihrer Kontakte. Microsoft schreibt selbst, dass dann auch seine eigenen Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärung für diese Daten gelten. Dasselbe gilt für die Outlook-App auf iPhone und Android und, sofern Sie es nicht deaktivieren, für Outlook für Mac.

Auswirkungen, die Sie in der Praxis bemerken:

• Verzögerung. Neue Mail erscheint manchmal erst nach einer Weile, weil Microsoft sie zuerst abrufen muss.
• Vage Fehlermeldungen. Gelingt es Microsoft nicht, sich anzumelden, sehen Sie nur "Es ist ein Fehler aufgetreten". Sie sehen nicht, ob es am Passwort, am Port oder am Zertifikat liegt.
• Anmeldeversuche von einer fremden IP. Ihr Mailserver sieht Anmeldeversuche von Servern von Microsoft, nicht von Ihrem eigenen Internetanschluss. Nach ein paar fehlgeschlagenen Versuchen kann ein solcher Server blockiert werden, und dann funktioniert es eine ganze Weile nicht.
• Datenschutz und Vorschriften. Für manche Organisationen (Gesundheitswesen, Behörden, Anwaltschaft) darf geschäftliche Mail nicht einfach bei einem Dritten landen. Dann ist das neue Outlook mit einem IMAP-Konto ein Problem für die DSGVO-Vorgaben.

Möchten Sie das nicht, verwenden Sie das klassische Outlook (solange Microsoft es anbietet), Thunderbird (Lektion 2.5) oder auf dem Mac Apple Mail (Lektion 2.3). Bei Outlook für Mac können Sie beim Hinzufügen eines IMAP-Kontos die Synchronisierung mit der Microsoft Cloud deaktivieren.

Das klassische Outlook einrichten

1. Klicken Sie auf Datei und dann auf Konto hinzufügen.
2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Klicken Sie auf Erweiterte Optionen und aktivieren Sie Mein Konto manuell einrichten. Klicken Sie auf Verbinden.
3. Wählen Sie IMAP.
4. Posteingangsserver: Servername, Port 993, Verschlüsselungsmethode SSL/TLS.
5. Postausgangsserver: Servername, Port 587 mit STARTTLS (oder 465 mit SSL/TLS).
6. Klicken Sie auf Weiter, geben Sie das Passwort des Postfachs ein, klicken Sie auf Verbinden. Fragt Outlook nach einem Benutzernamen, geben Sie Ihre vollständige E-Mail-Adresse ein.

Landen Sie in einem älteren Fenster Kontoeinstellungen, wählen Sie ein neues Konto vom Typ IMAP und geben Sie dieselben Daten ein. Aktivieren Sie unter Weitere Einstellungen, Registerkarte Postausgangsserver, dass der Postausgangsserver eine Authentifizierung erfordert, mit denselben Einstellungen wie der Posteingangsserver.

Das neue Outlook einrichten

1. Öffnen Sie Einstellungen (Zahnrad) und dann Konten.
2. Wählen Sie Konto hinzufügen, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, klicken Sie auf Weiter.
3. Wählen Sie IMAP, wenn Outlook fragt, um welche Art von Konto es sich handelt.
4. Öffnen Sie die erweiterten Einstellungen (oder "weitere Optionen"), damit Sie die Server selbst eingeben können.
5. Posteingang: Servername, Port 993, SSL/TLS. Postausgang: Servername, Port 587 STARTTLS oder 465 SSL/TLS. Bei beiden Ihre vollständige E-Mail-Adresse und das Passwort.
6. Klicken Sie auf Weiter. Outlook fragt um Erlaubnis, das Konto mit der Microsoft Cloud zu synchronisieren. Ohne diese Erlaubnis gelingt das Hinzufügen nicht.

Stolperfallen bei Outlook

Outlook wählt selbst Exchange oder Microsoft 365. Outlook versucht zuerst Autodiscover (Lektion 2.1). Findet es nichts oder etwas Falsches, geht es manchmal davon aus, dass Ihre Adresse ein Microsoft-Konto ist, und fragt weiterhin nach einem Microsoft-Passwort. Ein gewöhnliches Postfach bei einem Hostinganbieter ist kein Exchange-Konto. Wählen Sie immer manuell IMAP (oder POP3).

Die gesendete Mail steht lokal. In älteren Versionen oder bei einer falschen Ordnerzuordnung legt Outlook gesendete Mail in einem Ordner "Gesendete Elemente" auf Ihrem Computer ab statt im Ordner Gesendet auf dem Server. Dann sehen Sie diese Mail nicht auf Ihrem Telefon. Wie Sie das beheben, steht in Lektion 3.1.

Die .ost und die .pst. Das klassische Outlook speichert ein IMAP-Konto in einer .ost-Datei: eine Kopie dessen, was auf dem Server liegt, die Outlook selbst wieder aufbauen kann. Ein POP3-Konto oder ein Archiv liegt in einer .pst-Datei: Das ist der einzige Ort, an dem diese Mail existiert. Erstellen Sie also von einer .pst eine Sicherungskopie. Eine defekte .ost können Sie wegwerfen; Outlook holt alles erneut vom Server.

Grosse Postfächer. Das klassische Outlook kann bei einem IMAP-Konto einstellen, wie viel Mail offline auf Ihrem Computer gespeichert wird (zum Beispiel die letzten 12 Monate). Ist dieser Zeitraum kurz eingestellt, scheint ältere Mail zu fehlen, obwohl sie ganz normal auf dem Server liegt. Sie sehen dann den Hinweis, dass auf dem Server weitere Elemente vorhanden sind. Stellen Sie den Zeitraum in den Kontoeinstellungen grosszügiger ein, wenn Sie auch alte Mail auf Ihrem Computer durchsuchen möchten.

Ein neues Passwort. Haben Sie das Passwort des Postfachs geändert, fragt Outlook meist von selbst nach dem neuen. Im klassischen Outlook passen Sie es über Datei, Kontoeinstellungen an, im neuen Outlook über Einstellungen, Konten. Vergessen Sie nicht Ihre anderen Geräte, sonst blockiert der Server möglicherweise Ihre IP-Adresse (Lektion 1.4).

Outlook für Mac und auf dem Telefon

Outlook für Mac richten Sie über das Menü Outlook, Einstellungen, Konten, das Pluszeichen, Neues Konto ein. Wählen Sie IMAP und geben Sie dieselben Daten ein. Achten Sie auf das Häkchen für die Synchronisierung mit der Microsoft Cloud.

Die Outlook-App auf iPhone und Android arbeitet immer über die Cloud von Microsoft. Auf einem Telefon ist die integrierte Mail-App (Apple Mail, Gmail-App) meist die einfachere Wahl (Lektion 2.3 und 2.4).

In der Praxis: Outlook mit einem Hosting-Postfach

Bei einem Postfach von WebOké geben Sie in Outlook ein: IMAP, Ihre Domain oder den Servernamen Ihres Pakets, Port 993 SSL/TLS, Postausgang 587 STARTTLS oder 465 SSL/TLS, Ihre vollständige E-Mail-Adresse und das Passwort des Postfachs. Beim neuen Outlook läuft die Verbindung über Microsoft, und der Mailserver sieht somit Anmeldeversuche von Microsoft. Bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich; nur der Servername unterscheidet sich.

Zusammenfassung

• Es gibt zwei Outlook-Versionen für Windows: die klassische (direkt zu Ihrem Mailserver) und die neue (über die Cloud von Microsoft).
• Das neue Outlook gibt Microsoft Ihr Passwort und eine Kopie Ihrer Mail. Möchten Sie das nicht, verwenden Sie das klassische Outlook, Thunderbird oder Apple Mail.
• Wählen Sie immer manuell IMAP; ein Hosting-Postfach ist kein Exchange-Konto.
• Eine .ost ist eine Kopie des Servers, eine .pst ist oft der einzige Ort, an dem Mail liegt: Erstellen Sie davon eine Sicherungskopie.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe O2.2: Outlook einrichten und überprüfen. Verwenden Sie Outlook? Finden Sie heraus, welche Version Sie haben (klassisch, neu, Mac oder App), und richten Sie Ihr Postfach ein oder überprüfen Sie die bestehenden Einstellungen. Füllen Sie die Checkliste aus: Kontotyp, Posteingangsserver und Port, Postausgangsserver und Port, Sicherheit, Benutzername bei Posteingang und Postausgang, Authentifizierung für Postausgang aktiviert, und ob das Konto über die Microsoft Cloud läuft. Beantworten Sie abschliessend: Ist Letzteres für Sie oder Ihre Organisation ein Problem, und warum? Das Programm zeigt anschliessend die Kriterien an.

Weiterführende Informationen

Die Schritte in diesen Artikeln gelten für die Bedienoberflächen von WebOké; bei anderen Anbietern funktioniert es ähnlich.

• DirectAdmin Anleitung 8.2: Outlook für Windows (neu und klassisch)
• DirectAdmin Anleitung 8.3: Apple Mail und Outlook auf dem Mac
• Postfach in Outlook einrichten
• Microsoft Support, "Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud" (Erklärung von Microsoft zur Synchronisierung über die Cloud)